教育档案的信息管理建设

来源:投稿网 时间:2023-08-09 10:00:07

在信息社会，时代已进入快速发展时期，信息管理已逐渐成为教育档案管理的主流方式。随着国家对教育档案管理的逐步重视，教育档案的管理方法也需要不断改进，教育档案的信息管理建设是非常必要的。在教育档案管理的信息建设中，不可避免地会出现各种问题，需要管理者不断发现问题，找到相关的解决方案。

1、教育档案管理中需要解决的问题。

（1）信息化建设在管理教育档案中的重要性被忽视。

与其他类型的工作相比，档案管理工作单调乏味。相关领导更注重其他事务的表现，而忽视了教育档案管理的重要性。在信息时代，许多领导对教育档案的认知仍然停留在普通的装订和记录中，缺乏使用现代信息手段管理教育档案的理念[1]。一旦需要调度或查询档案文件，就会花费大量时间筛选原始数据，耗时费力。

（2）教育档案管理人员个人能力不足。

教育档案管理部门通常不够重视，档案管理人员的录取标准通常相对宽松，直接给档案管理向信息管理的转型带来了很多不便。

（3）旧的教育档案管理设施。

通过信息管理教育档案，需要先进的管理体系和优秀的计算机设备。通常，教育档案管理部门的计算机设备更新不及时，导致设施陈旧。在建立档案管理系统时，由于设备问题，信息处理通常过于缓慢，甚至存储不当。

(4)原始档案数据未及时输入处理。

许多教育部门在使用信息手段管理档案时，忽略了原始数据的输入记录，只将新生成的档案输入管理系统。在抽查过去的档案数据时，仍需检查旧的纸质档案，导致教育档案信息管理不善。

(5)教育档案分类不详。

信息化的优势在于其查询速度快，但在查询的前提下，需要对档案数据进行分类的早期处理。档案管理部门往往只是一个简单的档案信息输入系统，对教育档案的分类不够重视，增加了后续查询的工作量，给教育档案的信息管理增加了很多麻烦。

二是规范教育档案信息化管理的措施。

(1)有序输入整理教育档案信息。

教育档案的原始数据输入项目非常大。管理人员需要有序地将原始数据输入信息管理系统，分类排列数据，方便查询序列号。此外，还需要定期比较和检查管理系统中的输入数据和原始数据，以防止暂时疏忽造成的数据输入偏差，给未来的查询带来麻烦。

在对数据进行分类和排列时，应采用科学先进的排序方法，以新规则中的三级分类方法总结和整理教育档案，不局限于档案的重要性，以新规则中规定的标准按事件结合原因排列为分类排列标准[2]。此外，教育档案中规定的档案编号不仅可以方便档案数据的分类和排列，还可以统一教育档案的格式，方便档案数据的查询。

(2)管理人员信息化培训。

加强管理人员的现代管理能力。信息建设档案管理是教育行业的必然趋势，教育档案管理人员不能遵守规则，只熟悉纸质档案的相关管理。档案管理人员必须充电自己，加强业务能力，熟练操作档案管理系统的功能，完善教育档案信息数据库，熟悉计算机操作和信息时代的档案管理知识，以便更好地服务于教育系统。

（3）完善教育档案人员管理制度。

在教育体系的工作中，不可避免地会有人员调动或辞职。人员流动导致教育档案管理交接不完善，新入职或新入职档案管理人员对档案管理体系不熟悉，导致未来档案管理在磨合体系上花费大量时间，不便于教育档案管理的信息化建设。

在教育系统的教育档案管理工作中，通常没有非常严格的人员规章制度，导致教育档案管理人员不重视档案管理工作或工作热情低下。只是采取工作态度，不犯大错误。这不仅影响了教育档案工作的信息管理，而且也不能有序地进行普通纸质教育档案的管理。规范教育档案管理人员的相关规章制度和日常规章制度，严格定期检查，纠正管理人员对教育档案管理的态度，面对工作，认识到管理的重要性。这可以帮助教育档案的信息化建设。

在教育档案管理工作中，信息建设是教育档案管理效率的有力保证，在今天的教育档案积累中，仅仅依靠纸质档案不能有效地组织越来越多的教育档案，教育档案管理信息建设是随着《纽约时报》进步的必然措施。在当今信息时代的不断进步和发展中，教育档案管理人员还需要积极学习先进的信息管理知识，改善档案管理，为教育档案管理的信息建设提供力所能及的帮助。