关于运用Excel表格管理护理人员基础档案初探
白进霞 2011-06-14
随着数字技术平台的日趋流行，医院档案管理发展的趋势将由传统的人工管理进入计算机管理的状态，通过运用Excel表格对护理人员信息资料进行管理，不仅具有易学、易用、效率高、资料永久性保存、改写启用方便的优点，而且减少了存储空间，达到了快速运算、快速查询的目的，使护理资料的管理更加规范，提高了工作效率。未购买护理管理软件的中小型医院均可使用。我院护理人员信息库的建立，取得了较好的应用效果。 现将应用方法介绍如下：
1 基本资料
随着医院规模的不断扩大，我院护理人员由2005年的257人增加到现在的730人，护理部除了监督检查护理质量管理工作的落实情况外，由于大批新护士的进入，组织落实护理人员的业务学习与技术训练成为护理部工作的重点。为了更好地掌握全院护理人员的整体情况，科学合理的利用护理人力资源，我院选派专人对全院护理人员的各类资料进行了完整的收集，运用Excel表格对人员进行宏观控制，达到了合理分配、动态调整的目的。收集资料如下：人员基本信息、职称变动时间、各年度考核内容及成绩、继续教育、论文及科研成果、奖惩登记、外出进修、担任授课、开展新业务、差错事故、出勤情况等。
2 信息分区
2.1基本信息区 包括科室、姓名、出生年月、族别、学历、毕业学校、注册情况、注册号、政治面貌、参加工作时间、来院时间、任职情况（在职或聘用）、聘用时间。
2.2职称变动区 职称变动年限及所任职称（例如：2001护理师、2006主管护理师）。
2.3技术考核区 理论考核、技能操作考核的考核时间、内容、成绩及名次（例如：｛2006.9吸氧95、36｝），即第三季度考核吸氧技术，成绩95分，排名36名。
2.4附加项目区 继续教育、论文及科研成果、奖惩登记、外出进修、担任授课、开展新业务、差错事故、出勤情况、新来院人员的轮转等。
3 功能及运用
3.1准确掌握人员变动 近年我院面向社会招聘大量护理人员，护理队伍的不稳定成为护理管理的难点，由于各种原因护理人员流失频率高，手工书写的护理人员花名册经常进行修改，管理人员利用计算机，运用Excel 表格具有“填充柄”的功能，将内置序列号批量填充，快速输入序列号，准确掌握人员变动情况。
3.2项目分区清晰，人员对位准确 在Excel 表格窗口菜单选项中进行任意拆分或冻结窗格的操作，使工作表清晰明了，方便查询。
3.3灵活运用自定义筛选 在Excel 表格数据菜单选项中选择自动筛选功能，对上述各信息区所包含内容可进行任意点击，有利于管理人员查询各区间人员情况；利用自定义选项可以方便查询任意年度区间人员情况。
3.4简化护理人员考核分析程序 利用Excel 表格自动求和（∑）按钮，在技术考核区可进行数据分析，通过自动筛选对分数区间值进行设定，求出各分数段所占比例，对各项考核成绩进行分析及评价，也可通过执行“格式→条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中，让数据显示不同颜色，对成绩进行分析，加强了对护理人员三基三严的管理。 3.5快速切换工作表，方便查询 利用Excel中三表“嵌套”成一表的工作模块，可快速切换工作表，查找信息方便快捷。
4 运用体会
4.1具有科学性 护理人员技术档案由护理部统一管理，有助于护理管理者一目了然地了解每一位护理人员的业务理论、操作技能水平，同时为护士今后的晋升、考核、评优、解聘提供客观公正的参考依据。
4.2具有动态性 档案记录着每一名护理人员从到医院那天起的工作、学习、技术考核、职称晋升、进修学习的历程。所有资料由护理部设专人负责对具体内容及时进行补充完善，定期进行系统维护，以确保各项数据的连续性。
4.3具有系统性 信息库为每位护士建立了基本信息、技术操作考核及各项附加项目区，包含了护理人员的全部工作学习情况。
4.4具有及时性 一是能随时查阅、打印、补充各种信息并获取资料，及时作各种登记、统计工作；二是管理者能通过信息表及时掌握全院护理人员情况，作为奖励、任用、晋级、晋职的参考。
4.5具有准确性 操作方便快捷，获取资料及时，如在护理人员晋升职称时，都要填写护士的基本情况和业务技术状况，以往是发各种表先让护士填写，再进行汇总，既麻烦，又影响护士的工作。应用Excel表格使上报的数据及时又准确，而且避免发生遗漏。
护理人员档案信息库的建立，在护理管理中发挥了不可替代的作用，以往的文档式管理，资料占空间较大，经常因管理不善造成资料丢失，查阅费时费力，存档资料书写因管理人员不同，格式及字体各异，不统一，不规范。运用Excel表格对护理人员档案信息进行管理，具有操作方便、快捷、内容更新、更准确及时等优点，不仅为专业技术人员提供有效的服务，而且有力地提高了护理管理工作的质量和效率。
