浅谈交通运输业行业内的档案管理工作

［摘要］本文分析当今交通运输业档案管理中存在的问题，并提出交通运输业档案管理的具体思路，指出强化档案管理的措施。 ［关键词］交通运输 档案管理 问题 应对措施

交通运输业的档案管理是十分重要的，它不仅能反映交通运输业的经济业务能力，而且还可以为总结经营管理经验提供重要依据。档案是否真实、完整，这一结果将会直接影响到档案工作的质量，甚至是企业未来的发展。 然而，档案管理工作往往最容易被忽视，是档案工作中的薄弱环节，这一环节的失误，将严重影响档案工作的质量和水平。如何切实到位地做好档案管理工作，是目前交通运输业档案工作中亟待解决的一个问题。 一、交通运输业档案管理的现状 在交通运输行业中，档案管理工作是保存历史资料、服务现实工作，具有承上启下功能的一项重要工作。许多交通运输业都积极开展此项工作，但由于管理工作人手相对较少，而工作又相对较繁杂，并且一些人员对于档案管理工作重视不够，存在着少干活、少出错的应付思想。其具体表现主要是： （一）档案管理意识淡薄、档案资料的收集、整理容易被忽视。尤其是在当前企业中，档案管理工作根本没有把资料的整理归档工作列入日程，甚至把它当成是浪费时间和精力的事情。久而久之，造成档案的丢失，变质，失去价值。 （二）档案管理不完善、不规范。建立良好的档案管理机构是档案管理工作的前提和保证，同时也是档案管理工作有效进行的基本条件。但是，在实际工作中，档案管理工作分工模糊，由不同的人员兼职，均未设置此管理机构。这样，就导致在核算、开支、创收、分配等方面无统一管理，并且所依据的规章制度也不一，不能协调一致，最终导致各自为政，无人负责，档案管理不够规范。 （三）档案管理人员专业技能较低，道德素质修养不高，对档案管理工作认识程度不够。目前，在很多地方并没有聘用档案管理的专业人员，而是由一些非专业的人员来兼职管理。这些人没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏经验，只是依葫芦画瓢，借鉴其他人员在档案管理中的经验，加以自己主观的想法。这样使得整理出来的档案案卷存在较大的个人因素，缺乏通用性，档案质量不高，难以保证档案的完整性和安全性，造成了档案流通、使用、保存的价值不高。 二、 强化档案管理工作的具体措施 针对以上档案管理工作中的种种问题，要积极地采取有效的措施来加以改正。要加大对档案管理工作的认识和重视程度，建立健全管理体制与规章制度，并行之到位，加强对档案管理人员的专业知识的培训。具体办法如下： （一）提高认识。领导要高度重视档案管理工作，应采取档案管理工作由一把手主抓，其他领导配合的原则，并且在档案管理的各个环节中，要明确专门的负责人，做到按人头负责。牢固树立起良好的档案管理意识，按照档案管理的基本原则，认真做好这项工作。 （二）统一政策，避免政出多门。档案管理制度必须由领导与主管部门统一制定，并及时公布，其他各部门要严格按照规章制度操作，不能各自为政。如有违反规章制度者，要严惩不贷。另外内部部门如需制定档案管理制度时，需要注意必须符合国家的政策和整体制度，并在制度建立后首先上报主管部门审批，审批合格后，再进行部门内公布使用。这样，才能确保档案管理健康有序地运行。 （三）加强信息化建设，提高管理水平。科技是第一生产力，尤其是在科技高度发达的今天，而信息化建设正是科技力量中比较突出和重要的部分。随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快，档案基础业务建设的重心必须向档案信息化建设转移，将信息化建设纳入到档案管理之中，才能不断提高档案的信息化程度，使档案管理发生质的飞跃。因此，要大力改善档案管理工作的软硬件设施，确保档案管理的信息化建设。档案管理的信息化建设，不仅可以提高档案管理工作的效率，而且也可以使档案管理工作规范化、透明化、专业化，有条不紊地进行。另外对于档案的保存、流通，也起到了一定的作用。 （四）提高档案管理人员的专业技术水平和道德修养水平。为了适应当代档案管理工作不断发展的新形势，档案管理人员必须具备较高的专业技术水平和道德修养水平。一开始就要挑选有文化底蕴、工作能力强、爱岗敬业的专职人员负责档案管理工作。档案管理人员必须具备德、能、勤、公、廉、俭六个方面的素质。一方面，要及时了解并熟悉国家的各项法规、方针、政策，严格贯彻执行和遵守法律。另一方面，还应掌握时事政策、电脑操作等相关知识。 总之，档案管理工作是档案工作中的重中之重。为适应新体制下的发展要求，有必要对目前的交通运输业档案管理工作存在的问题作具体分析，并采取有效措施加以解决，完善档案管理工作，补充其不足，发扬其优势，以提高自我发展能力。