论会计档案的科学管理

[关键词]会计档案；管理；作用

一、会计档案及其作用

任何一个、事业、机关、社会团体等会计核算单位每时每刻都在发生着经济活动和财务收支。这些经济活动和财务收支是通过会计工作，即从凭证到账簿、从账簿到报表，连续地记录和反映。它是一项复杂细致而又要求严密的工作。多年来，由于种种原因，我国对会计档案既没有制定统一的管理制度，又未明确规定是国家档案的组成部分。直到1984年6月国家财政部和国家档案局联合发布了《会计档案管理办法》（以下简称“办法”）。制定《办法》的目的，就是为了加强会计档案的科学管理，统一全国会计档案工作制度，更好地为社会主义经济建设事业服务。

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的史料和证据。会计档案是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料，是通过会计核算所取得的会计资料，是单位、企业、社团会计工作从凭证到账簿、再到报表的整个过程的客观反映。具体范围包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其他专业资料等四类，不包括单位的财务预算、计划、制度、规章等文件材料（它们属于文书范围）。鉴于机广泛运用于各单位、企业的会计核算当中，《办法》规定这些单位应当保存打印出的纸质会计档案，同时未排除采用磁带、磁盘、微缩胶片等磁性介质会计档案。

会计档案工作是会计工作的组成部分，所以在管理体制上仍然必须遵循会计工作的管理体制。实行统一领导、分级管理。全国统一的档案管理办法由国家财政部、国家档案局统一制定，各省、自治区、直辖市财政机关、档案行政管理部门是各地区、各部门（行业）的会计档案管理的主管部门。可以根据《办法》的规定结合本省（区）、市的具体实际情况制定实施细则。并共同负责进行业务指导、监督与检查。国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他经济组织，是会计档案管理的主体单位，也是责任单位。这些单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，做到科学管理。即会计资料收集齐全、完整；会计档案妥善保管；有秩存放，方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

会计档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。主要体现在：第一，为企业、事业、机关团体等基层单位加强内部的微观管理，提高经济效益和社会效益提供丰富的原始数据；第二，它为国家进行经济建设计划和决策，对国民经济进行宏观管理和监督提供真实可靠的会计信息；第三，它为保护国家财产和打击经济领域里的不法行为提供有力的证据；第四，为财政、经济和提供可靠的史料。总之，会计档案工作的好坏，对国民经济的正常进行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响。

二、会计档案的收集、立卷与归档

会计档案的收集是通过执行归档制度来实现的。然而由于认识的误区和制度不健全，一些会计人员觉得会计档案比较特殊，谁经手谁保存，因而把会计档案和账簿视为禁区，不让别人介入；还有的单位没有建立和实施归档制度，会计档案任人长期分散保存，直至丢失无人问津，有的会计人员调动时，甚至走到哪带到哪。为了维护会计档案的完整与安全，必须按《办法》的要求，收集归档的全部会计文件材料，向历任会计人员收集，要求逐人逐年把会计材料移交齐全，逐件登记，对遗失会计材料的应严肃追究责任并处理。

会计档案的立卷，应由财会部门在会计期间工作事项，按照现金、银行存款等会计科目装订成册，会计凭证应按月整理，加具封面、封底装订成册，会计账簿的装订顺序是：封面、启用表、目录、帐页、封底。订本式账簿未用完的空白账页不得取出，要保持原装100页（或50页）完整无缺。会计报表的装订顺序是：封面、财务情况说明书及附列资料和编制表说明、会计报表、封底。年度终了，应将各月、各季的会计报表分别月、季度报表合并装订成册，另加封面。各期报表均按编报时间顺序排列装订。立卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。

档案的归档，即在会计年度终了后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计部门文件的立卷整理归档，对档案部门会计档案的管理有着直接的。会计文件的齐全、完整直接关系到会计档案的质量，会计文件的收集、整理、立卷、归档即会计档案的形成，为会计档案的管理奠定基础。财务会计部门应按照规定整理好会计档案，全部移交给档案部门，不能自行封包保存，档案部门不应拒绝接收。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷（宗）册的封装，个别需要拆封重新整理的，应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。但是在实际工作中，有些单位将会计档案由财务部门长期保管，而没有移交档案部门保管，这种做法，是与《办法》不符的。

三、计档案的保管、销毁、调阅和利用

会计档案的保管期限原则上按《办法》和省（区）、市实施细则的规定执行。属于定期保管期限的档案如因特殊需要，可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的，对工作和考查及活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。如年度会计报表（决算）、财政总预算、行政和事业单位的决算、税收年报、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

根据《办法》的规定，会计档案保管期满需要销毁时，应由单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和该档案应保管期限、已保管期限、销毁时间等，并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案管理和会计机构共同派员监销，监销人在销毁会计档案前，逐项对会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案无误后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。在销毁会计档案前，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，涉及到林、地房产权转让契约、证券、图纸；有关的货币收支凭证；涉及到外事的凭证以及处理遗留有重要价值的原始凭证，均应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到确无保管必要时销毁。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

会计档案应为本单位积极提供利用，也可以为上级单位提供利用。调阅时，要严格办理手续。本单位人员调阅，要经会计主管人员同意；外单位人员借阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容，经单位领导人和会计主管人员批准后，办理调阅手续。在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）册。外单位调阅会计档案，要抄录和复制的由会计主管人员签署意见，经本单位领导批准。如有特殊需要，经本单位负责人批准后，提供查阅或者复制，并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，为会计档案的利用提供依据。

四、会计电算化会计档案管理控制

在会计电算化条件下，除了打印输出的账、证、表以外，整个系统开发的全套文档资料都属于会计档案的范围。另外，对存有会计数据的有关介质也应妥善保管。具体包括：（一）实行会计电算化后的会计档案以机打印的书面形式保存，按《办法》的规定执行。（二）全套系统文档视同会计文档保管，保管期截止该系统停止使用或有重大修改后的三年。（三）妥善保存会计信息的磁性介质或其他介质，最好将存有会计数据的磁盘放在防潮的容器保存。（四）按会计档案管理的有关规定，将计算机打印输出的账簿装订成册，以保证会计档案的安全与完整。