谈怎样加强和改进企业行政管理系统增强企业竞争力

科学社会的发展促使管理理念和管理方式的提升，给各级各类管理者提出更高的要求，如何更好地深入贯彻落实科学发展观，要求行政管理者在制定政策、处理矛盾、推进工作时，必须树立世界眼光，加强战略思维，善于从国内外形势的发展变化中把握发展机遇，应对各种复杂局面，迎接风险和挑战，着力将领导水平和执政能力提高到一个新水平。 企业行政管理系统，是由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业各个部门和分支机构方方面面的一个完整的系统、网络，可以说是企业的中枢神经系统，在企业中起着举足轻重的作用，一个企业的好坏从行政管理系统的好坏就可以看出来。加强和改进企业行政管理系统，对于增强企业竞争力具有重要意义。下面，结合工作实际谈几点体会。 1.企业行政管理为企业提供良好的沟通、支持和服务 企业行政管理系统，在一个企业的管理体系中既处于领导组织地位，又处于保障和服务的基础地位。企业行政管理系统推动和保证着企业的生产、资金、经营等业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。企业行政管理工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面，也不同于政府机关的行政管理，具有相当的特殊性。如果一个企业缺乏良好的行政管理系统，那它生产、经营以及各项管理职能的实现就会缺乏基本的保证。 一是管理职能。行政管理系统在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上都要起到管理作用，并且在实际工作中要对各项工作地贯彻落实进行监督管理。行政系统要起到对公司其他管理系统进行统一管理的作用。二是协调职能。行政管理系统不能简单地以传达领导的命令、完成里领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对其他系统、员工颐指气使。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通和信息传达，使下级充分领会上级的意图，使各个系统之间良好沟通，在充分沟通的基础上做好协调，这样才能使企业和谐。三是服务职能。与生产系统、营销系统、财务系统等其他企业管理系统相比，为企业其他系统提供支持和服务，是行政管理系统的突出职能，行政管理系统的根本就是为企业的各项工作能够顺利进行而服务。 2.企业行政管理在充分沟通的基础上做好协调 企业的行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程；行政管理的深度.又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的重要，是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁；行政管理的敏感，是因为它涉及到每个人的切身利益。 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。概括起来说.行政管理在企业中主要有管理、协调、服务二大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。概言之，行政管理的实质就是服务。 行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研究国内外市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级干部、实施公司的经营方针，解决公司所协商的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。行政部门的领导应该有“泰山崩于前而色不变”的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自己的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。为了能达到这种境界，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的“法治”秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施)、软件(如规章制度、工作程序)、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系在很大程度上就会像一部自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以”人治”。 然而，行政部门如果仅仅满足于这样一种管理水平，那还是不够的。行政部门还必须在“管理”、“协调”和’服务”三方面做好工作，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。从“管理”方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的“参谋和助手”，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的”高参和臂膀”。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者。 从“协调”方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不是真正的协调。 3.企业行政管理系统要符合时代的发展和企业的实际 一是权威性。公司行政管理系统作担负着公司相关制度的制定、修订和执行推动工作，负责公司人事管理工作、负责重要信息的管理和发布等工作，相对企业其他管理系统而言，其职能形式具有一定的权威性。二是及时性。由于企业行政管理通常是用命令、指示、通知等形式来调整企业行政事务管理，故其手段和方式直接具体，而且具有较强的针对性，同时又配以对违抗管理的惩罚措施，因而能迅速发挥作用。因此，在企业大量日常性行政事务处理及人事事务处理中，或企业遇到突发事件以及企业环境不稳定时，行政管理就能发挥重大作用。三是灵活性。企业行政管理系统往往要根据公司实际发展需要经常进行变革、增删、剪裁、变通，因而带有很强的灵活性，比较能符合时代的发展和企业的实际。 4.企业行政管理系统通常存在的问题及改进思路 一是系统内部职能划分不够清晰。在行政管理系统内部，通常会出现部门间职能划分不够清晰、部门间职能相互交叉的问题。例如，由于公司办公室职能及其工作的特殊性，很多临时性的后勤保障事务往往都由交公司办公室予以完成，为此公司办公室承担了很多职能外的工作。为此，企业行政管理系统在负责及时调整整个公司组织结构的同时，要密切关注系统内部的结构调整和职能划分，要充分发挥好系统内部各个职能部门的作用，不断加强系统内部的人员优化、不断提高系统内部的工作效率。二是行政管理职能需要进一步规范。在行政管理系统的改进过程中，必须进一步建立健全各项管理制度、岗位责任制度、工作程序，从而促使公司更加科学、规范的运作。同时，还必须使行政管理系统在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上充分发挥其管理作用。三是突出协调职能、强化服务职能。在企业内部，良好的协调和沟通必不可少，许多需要由多部门联合完成的工作需要进一步规范工作流程、明确各部门的职责。 5.企业行政管理系统改进过程中应注意的问题 企业行政管理的根本目的是为企业服务并获取尽可能大的经济效益，因此及时对企业行政管理系统进行改进非常必要，在改进过程中要注意以下几个问题。 一是结合企业生产经营实际进行行政管理系统改革。企业行政管理系统那个不是独立的，它本身并不是企业的目的所在。企业的行政管理即使搞得象一朵花似的，如果不符合企业生产经营实际，不充分利用和合理调配企业的入力、物力、财力、技术等资源，不利于调动广大员工的积极性、主动性和创造性，不利于开源节流，提高企业经济效益，加快企业发展，那也是没有价值的。二是加强内部信息交流做好沟通协调。行政管理是企业内部的管理，现代管理已逐渐重视组织内部的信息交流。每个企业，都是由人和物组成复杂的一个群体，上下级、同事之间，生产、经营活动等若不能进行正常的信息交流和组织，企业就不可能有团队精神的产生。因此，在行政管理系统改进过程中要充分听取各个部门的意见和建议，加强沟通协调。三是充分考虑内外部环境的影响。建立和完善现代企业行政管理是一项系统工程，需要外部环境(国家政策法规及相应的社会机制 )和内部条件 (企业自身努力、先进的管理技术和优秀的管理人才)两方面的结合，因此，要充分考虑内外部环境的影响，要切合实际进行变革。 总之，在行政管理系统改革过程中，要始终把握一个至关重要的原则，那就是，改革是否有利于促进企业实现经济效益最大化。因为，改革只是一种手段，促进企业更加科学、规范的运作，取得更大的经济效益才是行政管理系统改革的根本目的。