对于企业行政管理工作定位和发展的审视

摘要：本文在对企业行政管理工作内容和认识介绍的基础上，提出行政管理工作的科学定位和发展方向。 关键词：企业 行政管理 定位 发展 企业行政管理工作一般是指为了保证企业顺利生产、完成销售、进行技术研究、通畅资金运作而进行的管理、协调、服务工作。通常看来，行政管理工作千头万绪、纷繁复杂，每天都是大量的、琐碎的事务性工作。其实这只是行政管理工作的一部分，只有全面认识行政管理工作，才能够理清企业行政管理工作的内容，明确行政管理工作定位，更好地发挥行政管理工作效能。 1 三元化行政管理工作层级 企业行政管理工作根据一般公司制企业运行模式，基本分为以企业高层管理者为代表的管理层、以企业行政部门主管为主体的协调层以及由行政部门工作人员为主体形成的服务执行层。企业高层管理者是在把握企业发展方向的基础上，设定企业战略目标，建立和完善企业运行体系，并采取一系列措施鼓励企业成员共同努力以达到目标，这一过程就是企业高层管理者进行行政管理的过程，属于最高层级的企业行政管理。企业行政部门一般包括综合办公室、人事科、后勤管理科等担负着企业行政业务职能的部门，这些部门的主管不仅担负着传达企业高层管理者布置的工作，还担负着日常行政事务的审批、监督以及对日常行政工作出现问题的协调和处理，同时担负着基层管理和协调两大职能。而行政部门工作人员则以工作执行为主，需要具体处理行政事务，工作繁杂而明确。上述三个层级又统一于服务企业运行和发展，以服务为鲜明的代表。 2 对行政管理工作不同的看法 对企业行政管理工作认识也是差异很大，出现二元化趋势。第一种看法是以专业技术人员为代表的看法，他们认为一般行政管理工作门槛低，没有技术含量，工作就是管家婆所干的活，不足为羡，并且潜在地对行政管理人员存在一定的偏见和轻视。第二种看法是以企业基层职工为代表的看法，他们认为企业行政管理人员是企业高层管理者所信赖的人，经常代表领导处理事务，工作比较强势又有实权，虽然和自己级别差不多但是明显属于不同类型，一般以敬而远之相待。从行政管理人员自身来看，工作繁重，又没有什么需要自己发挥创新精神改革的地方，所以工作状态一直处于执行或者按章办事过程，缺乏成就感，也没有努力的方向。 3 行政管理工作的科学定位 行政管理工作并不简单，工作效果直接体现在企业运行过程的各个环节，是属于维护性的工作岗位。工作的重要性和效果从反面可以看得更为贴切一些，即一般行政管理工作缺失或者失灵所造成的企业混乱的状态，是行政管理工作作用的有效说明。所以，行政管理工作需要正确的认识，需要科学的定位，需要有明确的改进和岗位提升方向，这对行政管理工作需要全面地审视和思考。 3.1 行政管理人员能力要求 首先，应该明确的是，做好行政管理工作对于人员素质的要求其实并不比技术人员的要求低。对于专业技术人员的要求莫过于“专”，而对于行政管理人员的要求则是“博”，对其知识结构和能力要求更为广泛。作为企业行政管理人员，首先必须对企业生产、运营、市场等业务部门有一个大概的了解，对所服务对象做到心中有数；其次，必须要有一定的文笔表达能力和相关文秘工作知识，有利于更好地领会企业高层管理者布置的任务，为其管理企业做好辅助工作；最后，还要要求行政管理人员掌握一定的管理知识、组织行为学知识、心理学知识和社交礼仪等，使其具备对内对外的联系、沟通、协调的能力。 3.2 对行政管理工作的职能转变要求 行政管理工作已经在传统的管理、协调、服务的基础上加入了辅助决策和参与谋划的职能。行政管理工作本身所处理的工作是面向整体企业的，这就意味着其看问题的角度是比较全面的，所以在企业高层对于企业发展方向进行调整或者是准备实施重大变革的时候，行政管理人员既能站在全局的角度分析决策或者变革可能对企业带来的影响，又能就其得失提出可供领导参考的建议和意见，是企业决策不可多得的参谋，其可以发挥的功能足以企业高层管理者的重视。 3.3 行政管理工作的专业技术职务聘任 对于行政管理人员而言，总认为自己所从事的工作与技术关联不大，其实这是一种误区。在我国，行政管理工作也可以根据自身工作内容，去参评相应的专业技术职务，向专业技术方向发展。比如，在企业中从事党务、宣传、思想政治教育工作、工会工作的行政人员可以根据相应条件评聘政工系列专业技术职务；而在企业中从事招聘、考核、薪酬、激励等人事管理的行政人员则可以通过参加经济系列中人力资源专业的专业技术资格考试，获取经济师系列的聘任资格。行政人员的专业技术职务一旦落实，将是企业对行政管理人员地位和作用的承认，也会树立管理也是专业技术工作的观念。 3.4 行政管理人员综合素质培养 除知识素质以外，合格的行政管理人员需要全面综合素质的培养。高尚的思想品德可以使其有着较高的奉献精神和良好的心态来面对繁杂的工作，并且有力求圆满完成工作的期望和努力。过硬的心理素质可以有效地帮助行政人员应对工作过程中各种突发事件，并且能够调节自己的心理环境和精神状态，有意识地缓解心理压力，以良好的心态保证工作的稳定开展。强健的身体则是行政人员胜任高强度工作的基础和资本，是充沛精力的物质保证。全面素质的塑造和培养，才能使行政管理工作整体水平得到提升，使其工作现状得到明显改善。 4 行政管理工作的发展方向 行政管理工作对于企业发展至关重要。在各项工作取得突飞猛进的成果的同时，行政管理工作的改善显得尤为迫切。根据企业实际情况，实时推进行政管理工作的改革和发展，可以有效地提高行政管理工作水平。 4.1 构建企业行政管理模式 企业行政管理工作的理想境界应该是“润物细无声”。①将ISO9000科学管理理念和管理方式引入企业行政管理工作，通过进行行政管理制度体系建设，对行政工作各关键环节进行检查和控制，使行政管理工作行政规范化事务处理模式，不仅可以减少人为主观因素的影响，而且可以极大地提高行政管理工作效率。 4.2 行政管理主体范围进一步拓展 企业行政管理工作是为企业经营和发展服务的，从企业高层管理者到企业行政部门主管，再到企业行政部门工作人员，其工作都是围绕着行政管理和服务展开的，而如生产、销售等业务部门主管则相对较少地承担行政管理的职能。他们认为行政管理是行政部门的事情，本部门的行政事务只需要直接递交行政部门就可以得到处理，而不需要他们进行协调，这是一种错误的想法，是强制将管理作用加以区分，对管理工作的片面认识。企业要扭转业务部门主管的观念，使他们认识到行政管理工作不仅是行政部门的事情，而是需要所有企业管理者共同努力完成的基础性工作，将行政管理主体范围进一步拓展，加强行政管理力量的同时提高行政管理水平。 4.3 完善企业行政管理的事务体系 行政管理工作最终还是要落实在事务性工作上，事务管理是行政管理的基本形式，构建企业行政管理的事务体系，是实现企业行政管理科学化、现代化的重要标志。企业行政管理的事务体系包括办公室管理、文书档案管理、会议管理、总务后勤管理、企业行政信息系统管理，等等。② 企业行政管理工作需要重新审视，需要科学定位，需要全面发展，只有这样才能做到忙而不乱、繁而不杂、从容不迫。 注释： ①邓集文.我国企业行政管理的现存问题及改革思路[J].改革与战略.2010（01）. ②曹林.企业行政管理新体系的构建[J].现代企业.2005（11）.