浅议如何提高办公室的管理效率

随着社会的发展，协调工作日益显得复杂和重要。社会化大生产的发展，带来了越来越细的社会分工管理，管理要从整体系统来把握，才能提高管理效率，而提高管理效率则主要靠协调，协调是管理的一项重要职能，其核心是使有关部门和人员围绕一个共同目标和谐统一地进行工作，在各自的岗位上，朝着一个目标使劲出力。

协调是办公室的一项特殊职责和基本任务。对此，可以从两方面加以说明:从办公室所处的位置来看，它处于一个组织中心枢纽的地位，其工作内容涉及组织运转的方方面面，有着广阔的发挥协调作用的天地和调动各方面积极因素进行协调的潜力，具有预测和发现失调现象并依据信息渠道和准确分析失调原因寻求选择协调途径的能力。办公室又是组织总部所在处，与领导联系最密切，既是传达领导意图的办事机构，又是组织收集、处理、反馈信息的窗口，更是联系各级、各部门的纽带。因而它能比较准确地把握方向和有关方针政策，把握协调分寸，在具体的协调事务中，能发挥较大的影响力。

当前，国家机关和企事业单位的管理日益复杂化，领导者的工作越来越集中于全局性管理和高层次决策。由于各部门的职责不同，理解问题和处理问题的层次和角度不同，往往存在着局部利益和整体利益之间，不同局部利益之间的各种矛盾和分歧，这些矛盾和分歧时常造成工作上的推诿、扯皮，这就需要办公室按照一定的原则和领导的要求，综合分析矛盾和分歧产生的原因，认真协调各方面的关系，努力解决存在的问题，使预期自标得以实现。尤其是我国加入WTO以后，新信息、新情况、新理论、新规则不断出现，这对协调工作提出了更高的要求，因此办公室人员必须认真学习党和国家的各项方针政策，学习现代管理理论，掌握协调的技巧，提高协调工作的水平。

在政府机关、企事业单位内，领导者协调工作的内容是十分广泛的，归纳起来有计划协调、人事协调、财务协调、经济协调、政策协调、关系协调、工作部署协调和社会协调八种。

其一，政策协调。办公室的中心任务是辅助领导决策。在国家行政管理中，决策是一项十分重要的工作。在决策过程中，办公室要协助领导收集信息、研究政策、提供决策方案，或者参与试点工作等。作为办公室人员在协助领导制定政策和规章时，要以党和国家的方针、政策为依据，从全局、长远利益出发，根据具体情况，做好政策的协调工作。

其二，关系协调。办公室的协调工作按协调涉及的关系可分为领导成员之间的协调、上下关系的协调、左右关系的协调和人际关系的协调。办公室人员在参与协调领导成员之间的关系时，侧重于协调领导成员之间的团结问题。

由于领导成员各自分管业务工作的局限性和认识上的差异，以及彼此信息传递的不同，往往在同一问题上产生不同的看法。办公室人员成天为领导服务，可凭借直观判断和经验，及时发现他们之间对同一件事有没有不同的意见，并利用自己的特殊身份及时、灵活地进行协调。协调时，既要坚持原则、实事求是，又要沟通信息、清除隔阂，努力设法促使他们相互了解、彼此信任，以达到融洽共事、团结一致的目的。在现代社会中，一个孤立的管理系统是不存在的，它总要与其他系统发生这样那样的关系。这些关系有时看来并不直接对本单位、本部门的工作发生影响，但在一些特殊的情况下、关键问题上，如能协调一致，同舟共济，对克服困难、搞好工作、完成重大任务，将起很大的作用。实践证明，哪里的横向关系搞得好，哪里的气氛就活跃，工作就有起色。办公室在协调时，一定要注意以诚相待，平等协商，力求做到协调——致，高效率地实现本单位的目标。因此，办公室人员在跟各类人交往的过程中，要针对不同的对象，采用灵活多样的协调方法，力求具备“以不变应万变”的本领，学会和掌握协调人际关系的艺术，即在次要问题上适当让步，在文字协议中使用必要的模糊语言，在特殊条件下迂回前进，寻求最佳协调的艺术，这样就会应付自如，达到协调的目的。与此同时，要创设融洽和谐的人事环境，以达到配合恰当，同步运转的目的。 其三，工作部署协调。主要是同层次子系统、同一子系统各个工作环节之间的协调。同层次子系统的行动必须同步，同一系统的各环节之间必须及时、准确、合理地互相衔接，前一环节为后一环节创造良好的条件，后一环节对前一环节实行有效监督和承接。一步不协调，一环脱了节，必将造成整个系统工作秩序的混乱。尽管在拟定方案、制作工作计划时，已经明确了行动步骤，但由于客观实际并非一成不变，导致各种不同步现象的出现。因此，办公室人员要做好工作部署的协调，包括文件处理的协调、值班工作的协调、突发事件的协调、车辆使用的协调、办公经费与用品的协调等。

其四，社会协调。主要指协调本单位和其他单位以及外部公众之间的关系，这种关系属于公共关系的范畴。在网络型的社会中，任何一个组织都位于网络的某一点上，它的上下左右、四面八方都与各类公众联系着。就一个企业而言，它与政府机关发生法律关系，与银行发生金融关系，与税务机构发生税利关系，与材料供应者、消费者或客户发生供求关系，与同行业发生协作、竞争关系等。有鉴于此，办公室应协助领导推进组织与外界的沟通与联系，及时地将组织目标、组织的成绩等信息传递给公众，并促使组织成员了解社会对组织的期望和要求，意识到自己的社会责任，从而提高工作的积极性和自觉性。

在管理体系内，办公室没有执掌支配性权力，因而办公室的协调不同于领导部门和职能部门的协调，它具有自身的特征。首先，办公室的协调是在领导者授意或授权下进行的，它直接受领导活动的制约，除了能灵活使用协调方法外，都不能自行其是，因而具有从属性。其次，凡是领导所主管的工作，办公室都要协助处理，不但要协调本单位领导成员之间、各部门之间、组织成员之间的关系，还要协调本单位同外界之间的关系。由此可见，办公室的协调是多方面多层次的，涉及的领域十分广泛。再次，办公室的活动要受领导活动的约束，故而他们的协调就缺少领导者或职能部门协调的直接性和权威性，只能起中介作用，而不能直接解决问题。不过，办公室所处的地位也有积极的一面，它不容易得罪人，往往能起到缓和矛盾的作用。

上述分析可以作出这样的推论:办公室的协调目的在于理顺各种关系，加快工作节奏，提高管理效率。

为此，办公室的协调必须坚持以下原则:其一，尊重客观事实。一般来说，凡是需要协调解决的矛盾，必须进行深入细致的调查研究，在掌握大量客观事实的基础上，提出协调意见，作出协调决定，进行协调工作。

其二，服从全局利益。协调的最终目的是化解矛盾、解决问题、理顺关系。

其三，注重说服教育。既要以事实为根据解决实际问题，又要动之以情、晓之以理，进行说服教育，用思想认识上的一致带动工作行动上的一致。同时，说服过程中除了发挥理性因素的作用外，还要发挥情感因素的作用。

其四，坚持分级负责。一般来说，办公室应根据授权的范围和实际需要，协助上级领导或直接担负协调工作。在协调工作中要寻准自己的位置，既不能失职，也不能越位。因此，必须坚持分级协调的原则，该由哪一级协调的问题就由哪一级负责，不得上交下推。既不能越级处理下级职权范围内的事，又不能把自己职权范围内的矛盾交给上级部门。只有分级负责，各级办各级的事，各在其位，各谋其政，才能使问题得到及时有效的处理。