人事档案管理在人力资源管理的运用

一直以来，人事档案管理是人力资源管理工作当中不可缺少的组成部分。有效的人事档案管理工作可以提升人力资源管理的持续稳定运行。伴随着社会服务的持续提升，人事档案管理已逐渐数字化、科学化、信息化以及规范化。在新形势背景下，怎样挖掘出人事档案在人力资源管理中的更大价值，如何有效加强人事档案的利用已成为当下人事档案管理人员的重点议题。本文将站在人力资源管理的角度，对现代人力资源管理与人事档案管理的关系进行研究和分析，明确人力资源角度下人事档案的价值所在，表明目前人事档案管理工作中存在的问题并提出个人意见，为进一步提升人事档案管理的创新升级提供参考。

一、人力资源管理和人事档案管理之间的关系

现代管理学的思想根本是把人作为核心并进行相关管理，在人力资源管理领域当中，其主要是利用完善的人力资源管理机制及其内容来保证人员配置更具科学性和合理性，以此对企业人才的竞争力进行有效提升。在此过程当中，要对人事档案这一重要资源进行充分利用，从而提高人力资源管理的实效。人力资源管理的主要根本和依据便是人事档案，它可以直接反映出人力资源的基础情况，充分体现出人的过往经历与现下状况。基于此，人事档案可以有效帮助企业准确且全面的对员工进行考察和选拔。再者，人事档案管理工作需要高度贴合人资管理的需求和目标，不可以脱离人资管理。简单来说，就是企业要将人事档案的作用充分发挥出来，要将人资管理当中的相应内容及信息准确地记录在人事档案当中。

二、人事档案的重要作用及价值

1.人事档案管理对有效发挥人力资源实效有着助力作用。人事档案是企业进行选用人才以及提拔员工的重要依据，同时也是企业开发利用人力资源的必要工具。企业可以利用人事档案对员工的过往经历及现状进行全面了解，从而有目标性的对企业人力资源管理架构进行调整，以便将人力资源管理的相关内容进行有效优化。在此基础上，企业管理者可以通过人事档案对人才的年龄、性别、技能及兴趣爱好等基本情况有充足了解，以此进一步提高人员配置的实效，从而实现人尽其才的工作目标。2.人事档案管理对人才培训和整合有着促进作用。在新形势背景下，企业不能一味地利用人力资源，还需要定期对其进行科学化且合理化的整合及配置，从而保证企业各项工作的顺利开展。与此同时，由于企业的部分业务逐渐开始细致化及繁琐化，企业对于人才的要求也开始出现多元化。因此，企业可通过利用人事档案工作并依据人资现状大力开展相关培训工作，可以有效提升企业的人才竞争力。特别是要对人事档案中的内容进行数据统计，以便更加准确且直观地掌握现下企业人才的知识以及技能的薄弱环节，从而提高人才培训的效果。再者，有效的利用人事档案还可以促进人才在组织之间的合理性流动，将人才的主动性以及积极性做到充分调动。综上所述，人事档案管理在促进人才培训及人才整合工作当中有着较大的助力作用，是现下人资管理当中的重点所在。3.人事档案管理有利于科学化且合理化需求预测。人事档案无论在决策上还是管理上都具有重要的咨询作用，可以对人才需求进行科学且合理的预测。通过有效的利用人事档案，可以提升企业岗位配置更具科学化及合理化，继而最大程度上降低人力资源成本。由于社会环境以及企业环境的持续发展及变化，企业针对人力资源的管理需求也会逐渐变化。因此，需要企业制定出符合现状的人力资源管理规划。利用人事档案中的数据信息，开展集中分析，从而了解并掌握企业现下人才储备及缺口情况，以备开展具有目标性的人才引进工作。再者，依据人事档案中的数据信息进行人力资源规划的拟定工作，可以有效避免人资管理浪费成本，为人力资源与企业发展目标实现供需平衡提供有效保障。

三、在人力资源管理的视角下人事档案管理的现状问题

1.没有足够重视人事档案管理工作。当前，大多数企业还没有对人事档案管理有足够的了解和认识，并未将其当作重点工作看待，导致人事档案管理制度始终没有得到完善及建设。同时，人事档案的真正价值也一直未曾有效发挥。再有，现下大部分企业还没有对人事档案管理的工作流程、工作内容以及工作职责进行详细划分，造成人事档案的管理工作缺乏规范性，且企业在人事档案管理当中无论是人力、物力投入还是财务投入均显不足，这对于人事档案管理的工作效率以及工作质量都有着不利影响。基于以上原因，造成了人事档案管理无法有效服务于人力资源管理的局面。2.档案材料管理方法陈旧，降低了人资管理效率。现下，有部分企业在人事档案管理当中选用的工作模式过于陈旧，没有充分利用信息化技术及设备，造成无法准确且全面地通过人事档案了解人员的详细情况。主要体现在两个方面：其一，由于企业人事档案管理系统的功能过于单一化，还停留在仅能对人事信息进行简单的录入工作，无法深层加工人事档案中的信息数据，从而难以发挥出人事档案的决策和管理咨询作用。其二，企业还没有综合利用数字扫描技术以及数字微缩技术对纸质人事档案进行有效的数字化管理，继而造成人事档案的利用效率和管理效率均无法得到有效提升。3.没有全面的人事档案延伸信息，致使利用价值低。大部分企业在人事档案管理工作当中都存有重管理轻利用的现象，对人事档案信息的延伸及扩充没有做到足够重视。大多数企业在进行信息资源收集的过程当中将重心仅放在文化水平程度、年龄、性别以及工作经验这些基础信息上，而对于个人综合素质及心理健康情况等深层次的信息收集较为忽视，从而形成了无法全面了解员工真实情况的现状，使人事档案难以在人力资源管理中发挥应有的作用。

四、在人力资源管理视角下人事档案的实施策略

1.对人事档案管理制度进行有效优化，提升人事档案价值的重视程度。在新形势背景下，企业需要重视人事档案管理工作，重视人事档案制度的建设工作，对人事档案管理的内容进行持续优化。首先，企业需要结合人事档案管理的现状，对于无法适应新形势的相关制度进行修改，从而形成更具科学化且完善的人事档案管理机制。其次，企业要加大支持力度，在人力和物力以及财务上都予以支持，从而将人事档案管理环境进行有效优化。2.创建现代化信息管理系统，以此提升人资管理效率。当前是数字信息化时代，企业要了解创建现代化人事档案管理系统的必要性，从而进一步实现人事档案管理数字化。首先要创建人事档案数据库系统并搭建相关的数据分析模型，以此实现信息资源的分类处理和数据统计，从而突显出人事档案的决策咨询和管理咨询的重大作用。其次，企业要充分利用云计算、大数据以及云存储技术，以此加强人事档案信息化的建设。最后，为了保证人事档案内容的准确性以及真实性，企业应通过数字扫描和数字微缩技术对人事档案进行有效的数字化处理，以此将人力资源管理效率进行有效提升。3.完善人事档案管理内容，提高人事档案利用价值。企业除了需要重视人事档案的管理工作外，还要加大利用力度。首先，人事档案应依据企业不断提升的用人要求对人事档案内容进行相应的完善及优化，要增添具有价值性和传承性的档案内容，从而对人才的过往经历、整体素养、身心健康以及专业能力的正确反馈做出有效保障。其次，人事档案管理的工作人员需要改变工作理念，抛弃以往的服务观念，积极主动地为人力资源管理部门提供保质保量的信息服务工作。

五、结语

有效的选用人才对企业顺利开展各项工作有着直接影响，所以企业要充分发挥人事档案的重要作用，进一步加强资源管理工作，从而有效参考人事档案的各类信息资源。在此过程中，要把握好人力资源与人事档案两者之间的关系，加强完善管理制度和信息化建设等，以此提高人力资源管理的实效，从而促进企业的持续稳定发展。