关于铁路建设项目工程电子档案的特点及管理

： 摘要：随着信息技术的发展和普及，建设工程电子文件大量产生。为保证建设工程记录的齐全完整，电子文件的收集管理成为档案工作者必须要重视的问题。因此，本文围绕建设工程电子档案的特点、管理以及需要注意的问题等进行了探讨，希望对大家有所借鉴。

关键词：建设项目工程档案电子档案

建设工程电子文件是建设工程电子档案管理的一项重要内容，充分认识工程电子文件的特点对于我们做好建设工程电子文件管理工作，维护工程电子档案齐全、完整、准确、系统，都是十分必要的。

一、铁路建设工程

电子档案的特点

铁路建设工程电子档案是档案的一种，具有档案的一般特性，即原始记录性。同时，又具有不同于其他档案的特性，这就是专业性、成套性等等，根据铁路建设工程电子档案的特点，归纳起来有“七性”。

1专业性。任何一项科技生产活动都是在一定的专业范围内进行的，铁路建设项目工程档案涉及的专业技术活动包括了工程勘察、设计、建筑施工等专业，涉及到工程地质、水文地质、勘探、测绘、水文，土建施工、设备及管线安装施工，电气仪表安装施工，设备管理，等等。铁路建设项目竣工电子档案也涉及多个专业，包括线路、车站、桥、隧、涵、轨道、通信、信号、电力、电气化、房建、给排水工程等专业。每个专业及其施工、竣工过程中形成的电子文件是特定专业技术活动的成果，具有鲜明的专业性特征，不同专业的技术文件不能混淆在一起。由于CAD设计软件在各专业的使用中不统一，因此，电子文件在归档时应同时考虑各专业的特点。

2成套性。铁路建设项目档案形成于整个建设项目，贯穿从设计、施工到竣工的所有专业技术活动，反映了建设项目从调研、可行性评估、审批、计划、勘测、施工、竣工、投产运营等专业的内容，其档案记载反映了建设项目活动的全部过程和成果。铁路建设工程电子档案是按照独立工程项目组成的一套完整、准确、系统的电子档案。它包括铁路建设项目各专业在施工、竣工过程中形成的图纸、表格、文件材料等。此种成套文件的形成，是工程施工、竣工验收过程中的必然结果。其收集、整理、保管和开发利用等都受这种成套性的特点所制约，在管理上必须按照工程施工竣工项目分类整理收集，力求齐全完整。

3阶段性。以铁路工程建设项目为单位进行施工，有一定的基本程序，分为施工组织设计、变更设计、工程施工、工程试验、竣工验收等阶段。每一阶段都形成大量的电子文件，它们之间既有密不可分的有机联系，又有明显的阶段区分。阶段性的特点要求归档时必须与纸质档案一样进行整理分类。

4动态性。从项目提出到开工、建设、试运行、验收，一直处于动态之中。在施工过程中间经常出现变更设计，需要对施工设计文件进行修改和补充，以适应施工要求。这种修改的动态性要求纸质文件与电子文件的修改同时进行，做到图物相符，才能保证电子档案与纸质档案内容的一致性。

5依赖性。铁路建设项目电子文件与其他电子文件一样是计算机生成和读取且用数字代码记录信息的，其归档和形成的电子档案也同样依赖于计算机系统，包括计算机硬件，由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”，将无法对电子文件进行传递和管理。

6分离性。计算机系统中信息的相对独立性使得对信息的修改十分容易，而且修改之后不显示任何改动过的痕迹。同纸质档案相比，电子档案的显著特点是：内容与载体可分离，易于修改、复制且不具备直观性，易于伪造仿制以至真假难辨。因此，归档的电子文件要做特殊技术处理，以确保其凭证效力。

7寿命的不确定性。与纸质档案不同，电子文件的载体脆弱不稳定、信息载体依赖于一定的硬件和软件技术，一旦该技术过时，数字载体信息就无法读出，其寿命也无法保证。因此，电子档案保护技术和措施尤为重要，档案人员应针对其特点，结合纸质档案的管理方法，对电子档案采取必要的保护措施。

二、电子档案的管理

1铁路建设工程电子文件的归档

(1)归档时间及要求。建设单位应负责各参建单位对其归档文件资料的内容及质量进行检查，确保文件的齐全完整。铁路工程建设项目竣工电子文件应在工程竣工后，将竣工纸质文件一并向各级档案部门移交，并要附有电子文件目录及说明。

(2)归档范围。铁路建设工程电子文件归档范围，应依据纸质工程文件的归档内容，增加补充电子文件。一是文本文件，包括重要的可行性研究报告、施工组织设计、沉降评估咨询报告、竣工验收报告等。二是CAD图样文件，包括全套施工设计图纸文件、变更设计、竣工形成的图纸文件及扫描后的图片等。三是数据文件，包括隧道雷达探测数据、信号联锁试验数据、接触网冷滑检查数据等。四是各类表格文件，包括铁验表、专业工程验收申请表、记录表，动态验收记录表、初步验收申请表，初步验收报告，建交表、工程技术条件表、养路机械设备工程数量表、单位工程质量评定表、施工现场质量管理检查记录表等。

(3)归档方式。可分为网上和介质移交。网上移交是指有条件的地方在移交单位开通网络技术的前提下，工程项目负责人向档案部门传输电子文件；介质移交不通过网络传输，归档时将电子文件拷贝后刻录在光盘上移交档案部门。

2工程建设项目电子档案的保管

工程建设项目电子档案与传统的纸质档案相比其易损性大，在保管上要求更加严格。为此应注意以下六点：

(1)电子档案的介质要求。电子档案应使用较高质量的光盘作为存储介质，质量不好的存储介质可能影响甚至危害电子档案信息的安全，作为长期保存的工程项目电子档案的存贮介质应选择高质量的CD铜质光盘。铜质光盘的保存期为80年以上，一般光盘的保存期仅为7年左右。铜质CD盘可以在任何硬件和软件中通用且存贮费用低，容量大，寿命长，读取速度快。

(2)控制好温湿度。不要让光盘接触热源，光盘的盘基主要成分是聚碳酸脂，在接触热源后，会同塑料一样发生变形。为防止不适宜的温湿度对光盘载体的危害，一般要求环境温度在17～20℃左右，湿度在35～45％左右。高温、潮湿的环境会影响光盘的性能和寿命。

(3)防止光盘损伤。要对光盘的反射层加强保护，如果反射层损伤，激光无法反射到光驱的光敏探头，信息也就无法读入微机。所以在使用和存放光盘时尽量不要让反射层(特别是光盘的中心部分，一道小小的划痕就可能造成整个光盘报废)接触较硬的物体，更不要为图一时方便在反射层上粘贴不干胶，因为光盘在光驱中运行的时候，会产生热量使不干胶翘起，同时会粘掉反射层的铝铂。如果存放光盘的盒子质量较差，在取、放光盘的时候力量较大，也会造成变形。

(4)专柜保管。光盘裸露在空气中或在阳光下，会导致光盘逐渐老化，反射层的铝也会在空气中氧化，缩短光盘的使用寿命。为防止磁化，磁性载体档案与磁场源之间的距离不得少于76mm。光盘片应存放在具有防潮、防磁、防静电等功能的防磁柜中。

(5)日常管理要注意操作方法，管理人员不能用手直接触摸光、磁性介质，应戴手套操作，轻拿轻放。

(6)信息安全至关重要。信息技术条件下，信息的共享性、开放性决定了档案信息安全的脆弱性。因此，必须采取有利措施，加强对电子档案信息安全的管理，确保档案信息系统的绝对安全。

三、需要注意的几点问题

1对工程建设项目竣工电子文件进行归档管理是当务之急，各施工、建设单位应将电子版工程文件及时保存下来，以便充分发挥其在检索、利用、传输、存贮等方面具有的特殊作用。

2档案部门应提高档案数字化管理能力，将库存的大量重要的需永久保存的纸质工程项目竣工档案，有选择地进行扫描转换为电子文件。

3在把握证实电子文件的凭证之前，计算机生成的电子文件要及时转换成纸质文件脱机保存，防止机型变化后不能使用的后顾之忧。实行“双轨制”，纸质档案和电子档案必须同时并存。

4作为电子档案最终保存的是光盘，所有电子文件必须刻盘保存(一次写入型光盘CD-R)，档案人员需对其编号、排列加以整理。

5各级档案部门的职能应从重保管轻利用的管理模式转换到重视开发利用信息上来，工作重点是将档案中的信息通过档案人员开发挖掘出来，及时在网上提供利用，更好地体现档案的价值。