资产管理电算化探析

[摘要]为了规范单位固定资产管理，将管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，提高固定资产核算的工作效率和工作质量，我们必须依靠现代化的电算化。固定资产是财务管理和企业管理的重要内容，固定资产的正确核算与严格管理对企业的生产经营意义重大，固定资产的管理电算化工作就显得尤为重要。 [关键词]资产管理电算化管理资产核算 企业资产是国家的重要财富，是企业生产活动中的重要劳动资料，多少年来企业的固定资产核算一直延用传统的手工核算方式，管理手段落后，其存在的问题是: 1、核算速度慢，查找卡片不方便 2、不便于分析考核固定资产使用情况 3、不便于固定资产综合利用分析 针对以上问题，我们必须靠现代化的电算化，才能将管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，提高固定资产核算和管理的工作效率和工作质量。为了规范单位固定资产管理，响应地勘局要求我队决定自2006年初启用金算盘资产VPS.eAM版本(2.30)管理软件。此软件的启用，从管理规范上符合地勘单位对资产的分类标准，计提折旧实现自动计算并符合国标折旧年限，减少了管理者手工计算的劳动强度。本人负责的全队固定资产原值达5366.9万元，共计686台套，没有电算化之前光是每月计提折旧就要化上一个星期的时间，电算化后只要一天就可完成当月的折旧的计提，同时避免了计算出错。 一、电算化固定资产的优越性 1、固定资产实行电算化的作用与意义 我单位固定资产的特点是种类繁、数量大、使用单位和地点变化大。根据这一特点要把固定资产管理好、运用好 充分发挥利用效率，必须采用电算化来完成。 固定资产实行电算化管理作用在于: (1) 财产管理信息化 (2) 财产管理规范化 (3) 财产管理便捷化 固定资产实行电算化以后，由于及时准确地掌握了固定资产数量、性能和使用状态，就可以开展经常性的分析，做到合理调剂使用固定资产，对已超过使用年限，折旧足额提取，又不能提高经济效益的固定资产随时进行封存或清理报废。本人手工做时要一个账页一个账页仔细核对，曾因为疏忽大意净值出现了红字，再做调账处理。资产电算化后会有提示，避免此类错误的发生。 2、可以快捷方便查找固定资产资料 3、方便考核固定资产使用情况和利用率 4、及时掌握固定资产计提折旧情况 5、提供了资产在运营过程中经历的申请、分配、变更、维护、报废等多个管理环节，产品功能简约、实用，操作方便、界面精美。 6、金算盘资产管理系统提供的具有国际标准的强大的分类代码，随时查询资产分类、单位信息、规格型号、资产编码等多种信息。 二、手工管理资产与电算化管理资产的差异 固定资产作为企业的一项重要资产，种类繁多，规格不同，用途各异，是企业进行经营活动必不可少的物质条件，也是企业生产能力和未来获利能力的重要因素。固定资产的管理与核算由企业的设备与财务部门分别进行，企业的每个部门都有各自的固定资产，使用部门要对其进行管理与维护。企业各部门对固定资产管理的目标、侧重点及要求各不相同，使得管理的数据及报表内容存在差异，极易出现填写不全、账实不符等情况。由于信息分散，一致性差，造成管理的脱节与漏洞，乃至丢失。 固定资产核算重复、繁琐，工作量大，综合查询和统计报表不但数量多，而且各种要求高，手工处理不但效率低，正确、准确性无法保证，存在很大缺陷。固定资产在企业总资产中所占比重较大，数据结构规律性强，适于电算化处理。笔者所在单位管理的资产达近6仟万元，涉及8个法人单位，采用电算化核算与管理固定资产，利用其强大的数据处理能力，对数据信息集中保存，规范化处理，细化核算，既能及时反映固定资产增减变动及使用情况，又能将笔者从繁重的手工记录、核算、数据转抄、手工编制各种报表中解脱出来，提高工作效率。根据需要输入查询条件，即可生成各种管理报表，提供准确管理资料和信息，提高固定资产使用效率。手工管理固定资产计提折旧，由于条件所限，为减少核算工作量，提取方法较粗略，只能采用综合分类法计提折旧，直接影响损益结果，不能满足企业管理的要求。实行固定资产核算与管理电算化，采用单项计提折旧的方法，提高了折旧计算的准确性。 三、电算化对资产核算的好处 固定资产核算包括初始数据录入、变动资料录入、计提或转回固定资产减值准备、折旧的计提及分配等项核算。 1、 固定资产通过建立卡片，给每项固定资产一个编码标识，可以完整保留每项固定资产的全部信息。记录的详细资料是固定资产核算的依据。系统可以根据录入的有关业务资料自动生成相关的记账凭证。 2、金算盘资产管理系统投入使用后，当固定资产信息发生变动时，如部门变更、原值的增减等及时调整，系统据以进行处理。 3、 固定资产折旧提取与分配是日常处理的一项重要内容。由于在系统初始设置时，已对相关内容进行设置，并且可按每项固定资产计提折旧。解决了手工时按类笼统折旧的不真实、不准确性。 四、资产管理电算化程序 单位实行资产管理电算化，为达到以上要求，电算化基础工作需完成以下程序: 1、申请及审批管理:资产购买环节、维护环节、报废等多个环节的申请及审批管理，形成多级严格审批的管理流程。使资产管理真正实现“分级管理、授权经营、分工监督”。 2、资产登记管理:资产登记是一项最基础又最重要的工作，通过资产登记管理。 3、资产变动管理:记录资产在使用过程中一些主要使用属性的变化。准确、灵活的提供详细的全程追踪管理，随时掌握资产使用的变动轨迹。 4、资产维护管理:加强对贵重精密仪器设备等资产的日常管理与维护，帮助企业减少停工时间，降低总体维护成本、提高设备性能、降低资产投资。 5、附件登记管理:可实现对一些低值易耗品、附加物品或组件物品的管理，详细管理附件物品的使用的单位、部门、职员、数量金额等基础信息。 6、附件变动管理:单位内部资产之间的附件变动。 资产是财务管理和企业管理的重要内容，固定资产的正确核算与严格管理对企业的生产经营意义重大，资产的管理电算化就显得尤为重要。 【参考文献】 [1]林珑 浅析会计电算化对固定资产核算与管理的益处 《会计之友》 2006年第07期. [2]刘学起 《集团经济 》 会计电算化在固定资产核算中的管理和应用. [3]金算盘资产管理软件说明