探讨如何做好档案保密管理与利用

摘 要：对企业和一些单位来说，档案所包含的资源都有着巨大的价值，对这些档案的保密工作十分必要。随着社会的发展相关制度的完善，档案管理人员加强了对档案的保密工作。档案并不是始终处于保密状态，对档案的利用是发挥其作用的关键，但是在对档案进行保密工作时往往会影响使用者对档案的利用。因此，如何解决档案管理过程中的问题，以及协调好保密和利用工作之间的关系至关重要。

关键词：档案保密；管理利用；研究分析

档案的保密管理和利用工作对档案的保护来说都是不可或缺的，档案保密起到的是防止信息泄露、丢失的作用，而档案利用则是进行档案工作的主要目的。所以，要做好档案管理工作，不仅仅要保证档案资源的保密性，也要使档案内容本身实现应有的价值。无论是企业还是政府部门，将档案保密管理与利用工作做好都对自身的发展具有推动作用，在这种背景下，档案的管理人员以及制度研究者应该正确理解保密管理与利用工作之间的关系，促进档案管理工作的正常进行。本文以如何做好档案保密管理与利用工作的主题展开讨论研究，并提出了相关的措施。

1正确处理好档案保密与利用工作的关系

档案保密管理与利用工作之间有一定的矛盾，当它们的工作都是为了同一目的。所以，要确保档案保密和利用的工作正常运行，应该先使两者的工作互相协调、互相配合。

1.1 在保密的前提下进行利用工作

进行档案管理工作主要是为了档案里的信息能够发挥自身的作用，然而档案资源的一系列利用工作的前提就是先做好保密措施。目前，获取档案信息的方式都为借阅利用，档案的管理人员在借阅的过程中需要遵守一些要求。比如：借阅档案的时间、地点、范围等方面的要求，部分档案资源包含的信息都属于企业或者机关部门的重要文件。在借阅利用时要注重加强档案文件的保密性，防止档案资源被不法分子盗窃，在确保信息安全的条件下做好档案的利用工作。

1.2 在利用过程中进行保密工作

如何做好保密工作十分关键。首先，应该建立并完善保密制度，提升保密工作的水平。有关保密制度的内容主要包括两点，第一，无论是保密管理的工作人员还是有关制度的研究人员，都应该遵守保密的规定。第二，利用者应该遵守外借、阅览、复制等规定，严禁不经同意就将档案带离档案管理室。其次，借阅的档案应该按照规定日期准时存入档案室，在这一系列利用过程中，相关人员一定要做好保密工作，严格执行保密措施，以防止信息的泄露、丢失。

2档案保密管理存在的问题

2.1 档案保密管理的保密意识较差

在过去，我国对档案的保密意识较弱，随着社会的进步，经济的发展，人们对档案的需求也越来越大。为了便于使用者对档案的使用，档案的开放限制有所减小，在此发展背景下，档案管理人员没有意识到一些安全隐患，没有认真的考虑档案开放限制缩小可能带来的后果，没有采取相关措施应对这个问题。若不加大保密程度，档案的信息很有可能面临被泄密或者丢失的困境。

2.2 档案保密管理的制度不全面

随着法律制度的健全，政府针对档案也出台了《保密法》来对档案保密工作进行规定。然而，一些管理部门没有根据法律法规严格执行工作，没有科学合理的完善档案保密的体制，使档案保密工作向着错误的方向进行。对保密工作来说，这种行为有太多的隐患，不足以使档案的保密性得到提高。

3做好档案的审查工作

在档案的借阅利用之前，先要做好审查档案的工作，审查工作的内容是把档案的类型做好辨认和分类。通过这一过程在档案的利用、判定、控制等方面进行规定借阅利用的要求，首先，管理人员应该对档案进行详细的核查，尤其是对一些有开放限制的档案，根据实际检查的情况制定档案使用、控制的要求。其次，需要一些工作能力以及专业水平较高的工作人员，针对还未通过审查的档案进行研究分析，然后领导者要依据审查的内容作出最后的结果，判定档案能否开放。

4做好档案的解密工作。

在利用工作中，做好解密工作也至关重要，它有利于档案的利用。一般来说，管理人员先进行检查后再对档案信息进行详细认真的解密，因为档案的重要性，管理人员一定要依照《保密法》的内容进行工作，根据档案的类型把档案科学合理分为绝密、机密和秘密三个等级，将档案分成不同的等级主要是为了使档案管理人员对相应等级制定特定的保密制度，以便于工作人员对档案的管理，有利于使用者对档案的利用，更好的发挥档案信息具有的价值。虽然档案在档案室保存，但并不意味它将一直处于保密的安全状态，对档案的保密管理时间是有限制的，若档案的保密性失效，则意味着其安全性将受到威胁，这种保密性失效的档案在解密之后能够被使用者长期的使用，其次，档案的保密级别也会有所改变，一般来说，工作人员可以依照档案保密的范围、时间期限、级别的变化等因素，控制档案的保密级别。通过提高档案解密工作的水平，能够促进档案的保密管理与利用等工作的互相协调 有利于工作的顺利进行。

5做好档案利用前的基础工作

在档案利用工作之前进行一些基础准备工作有利于促进工作的有效进行，使档案的保密管理以及利用工作都能起到它们的作用。首先，工作人员应该做好档案利用中的关键环节，保证开放档案在工作中的质量，在之前工作的前提下，将档案进行科学合理的划分，进一步实现档案的分类科学、组卷合理的高效管理模式，要保证档案信息的有效性，提高档案的质量。其次，可以所以档案设置号码，并设计搜索的功能，对于档案的检索功能，需要管理人员加强功能的基础性、骨干性、文字叙述性等特性，以便于提高档案检索能力，以便于工作人员的管理和使用者对档案快速有效的利用。同时，工作人员应该注重对档案的备份，尤其是对于那些保密级别较强的档案，可以通过多种方式对档案进行备份，以免在进行利用或解密工作中，因其他因素导致档案信息泄露、丢失。

6实施有效的档案安全监督

为了确保档案的保密管理以及利用工作能够安全进行，需要做好档案的监督工作，工作的主要目的是避免档案信息在利用环境出现泄密、丢失的情况。针对不同级别的档案作出不同的监督方案，要了解档案使用者的使用目的、背景等问题，根据实际情况，作出一些安全措施，如在档案室安装监控器，有利于在使用者使用档案时进行必要的监控。其次，部分人会进入档案室利用档案信息，对于这种情况，管理人员应该对利用者进行合理的监督，比如：当利用者在档案上做标记时，要做到及时的提醒并制止，确保档案信息的完整性。对于档案管理人员来说，监督工作是一个责任重大的工作，在工作过程中，管理人员要保证勤劳、仔细的完成工作，如：要向档案使用者讲解档案使用的相关制度，适当的跟使用者进行沟通，监督他们的使用行为是否符合规定。管理人员要完善登记制度，清晰的记录出入档案室的人员名单，并在名单上详细记录每一个使用者的使用情况，当档案信息出现问题时，能够有效的采取措施，及时解决问题。对于一些档案受损问题明确的情况，应该上报上属单位，科学合理的对档案进行处理。

7结束语

综上所述，做好档案的保密管理与利用并不是进行简单形式的工作，而是需要有效措施与制度的保证才能完成的工作。因此，工作人员应该有一颗恒心，以积极的态度进行工作。无论在任何环境下，都要做好自己的本职工作，提升自身的工作能力，加强自己的责任意识，认真的进行档案的审查、解密和安全监督的工作，加强档案管理工作的保密性，进一步将档案资源的价值完全发挥出来。