基于大数据时代的电子档案管理研究

摘要】档案是一个公司或者一个部门在从事各种组织或者行政管理中出现的，多以一个档案的形式进行保存。档案一般包括：命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等等。档案在不同的地方有着不同的分类，但却有着共同的特征，就是其对个人和单位具有重要性。 关键词：大数据时代;电子档案;传统档案 档案具有客观性、逻辑性、实用性和历史性的原则，保管期限有永久和定期两种类型。在事业单位或者企业长期发展的过程中，会产生许多种类不一的档案，因此为了保障人们的工作效率，就需要及时地对文书档案进行收集和归档处理。档案因为其本身复杂繁多，在分类收集和归档等过程中很容易出现问题。大数据时代的到来在一定程度上改善了传统档案的弊端，电子档案的出现可以称得上是划时代的变革，使档案管理者的工作效率大大提升，还减少了传统档案损害和丢失的几率。但是电子档案依然存在着一些急需解决的问题。 一、档案的特点——以人事档案为例 人事档案就像一个人的自传。人事档案中包含了一个人的政治面貌、工作经历、是否有犯罪记录等具体情况，是了解一个人最直接最快捷的方式。一个人无论去哪个学校读书上班，学校或者企业首先是通过人事档案来做出第一印象的，另外人事档案又与社会各项权益息息相关。一份比较完整的人事档案，基本上就是一个人的人生缩影。下面以人事档案为例，简单介绍其特点。 （一）机密性。学校教职工档案以及学生档案包含众多个人正确和过失的保密内容，并且有的档案还涉及一些重要的真实事件和举报他人的相关内容，这些内容可能会与国家的安危和社会的和谐有关，因此，人事档案具有机密性的特点，所有人都不能随意查看和泄露其中材料里的任何内容。 （二）流动性。人事档案是跟随着本人一起流动的。当这个人在上学读书时，档案就被保存在学校里，有学校专门人员进行保管和填写。当这个人大学毕业了，步入工作岗位，就由所在单位进行保管和填充。人去了哪里，档案就应该随着该人去哪里，这就是人事档案所具备的流动性特点。 二、大数据时代电子档案存在的必要性 电子档案包含众多类型，不管是企业的文书档案还是学校的人事档案等等都是非常重要的。当一项伟大技术到来的时候，是张开双臂勇敢拥抱，还是躲在角落掩耳盗铃，这是值得每个档案管理者深思的问题。由于大数据时代的到来，档案种类增多，数量也急剧增长，迫切需要电子网络来分担压力。下面以办公室档案及学校人事档案为例，阐述大数据下电子档案存在的必要性： （一）办公室档案的收集和归档工作得不到重视。许多事业单位和企业不太重视档案的管理工作，很少有企业愿意专门聘请一个专门进行分类收集和归档的工作人员。一般情况下，为了节省人员和工资，会找一个在其他部门任职的工作人员兼职。因此，即使目前档案对事业单位和企业的运行非常重要，但是由于上层领导不够重视，找的工作人员不够专业，不知道具体怎么收集，怎么存档，使得档案在查找、保存和交接等工作进行的时候非常困难。另外，兼职或者某些工作人员的责任心不够强，在应对如此繁琐且枯燥的工作时很有可能抱有应付心理，随意摆放，不好好保存，使档案受到损坏甚至丢失。 （二）学校教职工的档案信息不够全面。档案的建立不是一蹴而就的，它需要各个阶段不断填充。但是在上学读书的阶段，学生的档案总是不太详细。某些学校认为，学生的档案不是特别重要，教师和学生都不够重视，甚至还会让学生自己填写其中的内容。最终导致小学和中学阶段的个人信息不够全面，出现了许多漏洞。随着学生大学毕业，步入社会，找工作时，常常会因为上学时的档案信息不全，带来许多不可避免的麻烦，为今后的职业生涯带来一定的阻碍，影响个人的职业发展。 （三）文书档案很容易受到损失。首先要明确的一点是：现在人们使用的档案基本上都是纸质的，稍微保存不当就可能会出现损失。例如：连降暴雨使得办公室进水导致文件被水淹没。或者没有采取措施导致文件被虫子老鼠之类的动物啃掉一部分。亦或者办公室突然失火，造成档案被大火烧毁。这些天灾人祸都是难以预测的，众多意外因素可能会导致档案出现问题。就学校而言，人事文档的补救方式非常麻烦，需要去小学、初中、高中、大学以及工作过的所有用人单位一一进行补办，劳神费力，还不一定能够使文档完整且准确，如果管理人员不提前防范，而且由于档案自身的材质，没有办法挽救，就会蒙受巨大的損失。 三、大数据时代电子档案管理策略 （一）树立风险意识，提高电子档案的安全性能。虽然电子档案避免了查找困难、容易丢失和损坏等问题，但仍然存在着很大的风险。网络的出现必然会孕育出一些心术不正却技术高超的“黑客”。他们可以攻克网站的重重守卫，篡改文档或者使其丢失。由于电子档案从空白到完善需要经历好几个阶段和步骤，从生成到共享，每一步都蕴含着无形的危险，如果档案管理人员没有发现这些隐形的危险，就不能做到对症下药。电子档案无论是对个人还是对企业单位的重要性都是不言而喻的，管理工作人员务必拥有面对随时可能出现危险的意识，对平常运营和管理中经常出现的危险熟记于心，对于破解这些危险的方法更要牢牢掌握，以谨慎从容的办事心态面对无形的风险，争取将危险消灭在萌芽状态。

（二）完善电子档案的管理。正如上文中一直强调的那样，电子档案的填充和存档工作虽然琐碎，不太起眼，但却会在很大程度上影响企业和单位的运营和日后的考证。因此，企业和单位的高层领导要以身作则，在思想上加强重视，定期印发一些宣传文件或者召开会议，以具体的事例来说明文档的重要性。填写文档的人员要写的详细具体，材料充足;收集和归档的工作人员要认真核对，及时收集文档，并且准备存档。对于一个单位或者一个企业而言，只有高层的领导者认真对待，才能树立良好的风气，使下面的工作人员更加认真地对待工作。企业和事业单位要从思想上发生改变，充分认识到档案的重要性，要舍得投入人员和资金。目前，电子档案管理者大都薪资不高，文化水平和专业水平不足，因此，企业和公司要从根本上进行改变。首先，在应聘时要聘请所学专业与文档管理相近的专业，学历最好是在本科以上，会熟练使用计算机还要拥有修复网络等技能。其次，要在工作人员上岗前，进行专业的培训。让工作人员了解文档的分类方法。如何调取和填写文档？怎样进行归档？按照什么条件对文档进行分类……这些培训在日后的工作中是非常有必要的。最后，要对文档管理工作人员进行定期考察，对于收集及时、归档认真的人员可以按照制度进行奖励，而对于那些工作不负责任，文档随意摆放的人员进行严格的处理，只有做到赏罚分明，才能激发工作人员的工作热情。 （三）建立科学合理的数据库。电子档案要做到方便调取，就必须建立科学合理的数据库。首先，就分类而言，有以下几种类型：第一种：保管期限-年度分类法，就是先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。第二种：年度-保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。第三种：年度-组织机构-保管期限分类法等等。其次，要制定具体的分类方法，什么文件应该放在哪个文件夹中或者哪个硬盘里，要求在具体的时间内做好文档分类并且准确归档。这些方式都是建立科学合理数据库时最为基本的。 四、结束语 档案对于企业和事业单位的重要性不言而喻。大数据时代，电子档案的兴起于推广切实解决了传统档案存在的弊端，但因为网络的复杂性，电子档案在管理上也有着很大的风险。而要真正使档案的管理工作更加严谨，就需要领导者和工作人员提高重视，端正态度，采取有效的措施加以避免。