企业文档一体化管理现状对高职文秘专业人才培养的影响

摘要：随着网络信息技术的发展，目前，企业大都依托办公自动化管理系统，实现文书管理与档案管理的整合，秘书与档案工作关系越来越密切，而且很多秘书都是企业的档案管理员，兼管企业档案信息资源，文书工作与档案管理工作逐渐真正实现管理一体化，文秘人员的素质高低直接影响了文档管理质量。这种现状对职业定位于企业的高职文秘专业的人才培养模式带来了极大的影响，促使它革新教学模式、人才培养方法等，以适应社会对文秘人才的需求。

关键词：文档一体化；高职文秘；人才培养 文档一体化管理，就是将目前机关中的“文书处理”和“档案管理”工作整合为一个既统一又分工，既联系又有区别的管理过程。实现文档一体化的实质是把现代秘书与档案工作组织制度到具体工作流程真正整合，目的是为了统一网络时代对电子文档的设计、形成和维护三个阶段的工序和规范要求。随着信息时代的到来，我国开始实行了文管和档管的一体化，推动了文书和档案工作的进一步衔接，实现公文处理、文书立卷、档案保管、提供利用的一条龙管理。文档一体化的作用突出地表现在可以加速档案工作的步伐，促进企业信息的发展，也有利于资源的优化和合理使用。 自动化环境下的文件处理理流程、管理理方法也与过去手工作业环境下的文件管理流程和管理方法是不同的，手工作业的最大特征是以物化的纸质文件作为处理对象，在对纸质文件的控制与组织管理中，文件管理方法的设计是以业务的流程“分工”作为基木特点，由于以计算机技术为核心的信息技术在文件管理部门的逐步运用，手工作业的以流程分工为特点的文件管理模式己经不能适应文件形成环境变化和文件管理新变化的需要。因此中小型企业单位，本着精简、效益的原则，都是实行文档一体化。因此，对于职业定位于企业的高职文秘专业来讲，势必要革新其人才培养模式，以适应社会需求。 一、网络环境下企业文档一体化管理现状 为了探寻适合地方经济需要的文秘人才培养方案，笔者走访调查了地方主要企业，根据在浙北地区部分企业的调查发现：有很多小企业是没有专门设立档案室，都是由秘书办公室兼管，档案管理员是由秘书兼职。大中型企业大约七成设有档案室，由专门的档案管理人员管理；多数企业创建了办公自动化管理系统，但办公系统中有档案管理功能的不到一半。归纳起来有以下几点： 1.多数企业已基本实现办公自动化。随着计算机和网络的发展和应用，多数公司及基层单位，办公自动化水平提高，文件在形成和流转中，起草、改稿、定稿、印制等运作过程是在计算机和通讯网络中进行的，改变了传统写作方式和表现形式，并初步摸索文件的鉴定、分类、归档编号由软件程序设定处理。检索目录、配套排列在以办公室为中心管理体系的办公自动化管理系统中一经形成。据调查，目前除了民营企业游离在外，已经应用办公自动化系统的企业已达75%以上。 2.多数企业档案室虽然也上网，但对计算机的应用单一，开发功能较简单。与文书部门电子化管理相比，档案部门的办公自动化水平有些偏低，有的仅仅用于档案目录管理或文件打字贮存，利用效率低，造成人力、财力、物力的极大浪费，使现代设备不能物尽其用。在调查中发现，由于国家大力推广文档一体化，一些新兴企业或实力强的企业在档案部门的督导下，对企业文档管理加大投资，购进先进的设备和管理软件，但是实际应用效率不尽人意，使用效率较低。 3.所应用的软件多、乱，缺乏通用性，无法统一，不能实现资源共享。现在市场上有很多的文档管理软件，功能的侧重点不一，而且国家也没有统一标准，很多企业对软件功能不了解，随意购买，厂家只是对档案管理人员进行简单的指导，因此，管理人员对软件的功能应用单一，不能很好地发挥作用。此外，所应用的软件企业与企业之间，没有共同的通用平台，不能实现资源共享，甚至所应用的软件只适用于文件管理，对图纸、声像等特殊载体的科技资料管理缺乏实用的管理方法，这都影响了档案系统整体水平的提高，制约了文档一体化的进程，也使得企业档案资源不能很好地发挥应有的价值。