谈公路运输企业营收管理电算化

摘 要：利用机信息技术建立营收管理信息化系统，是公路汽车运输面临的新课题。本文了当前运输企业营收管理进行手工核算的弊端，和实行营收管理电算化的必要性。简述了建立营收管理信息系统采取的模式，和基本模块可实现的功能，以及使用效果。

关键词：营收管理；弊端；电算化；模式；效果

公路运输企业的营业收入管理，主要包括票据管理、售票收入及缴款管理、应收运费管理、应付运费管理、承运车辆运费结算管理等方面。在这些方面的管理，我们公路运输企业几十年来也曾有一套行之有效的管理模式和多项严格的管理制度。但随着国家体制和企业经营模式的不断改革，面对激烈竞争的市场环境，企业感到原有的手工核算模式、落后的管理手段和不及时的信息反馈机制，已非常不适应新的形势。迫切需要利用现代计算机和信息处理技术进行管理创新，以提高企业管理水平，推进企业财务管理信息化建设。

一、 当前客运营收管理手工核算的弊端

按现行管理模式和会计核算办法，我们运输企业一般使用电脑票据和手工票据两种。电脑票据包括电脑车票和电脑打印的二联式运费结算单，而二联式运费结算单是根据电脑车票的副卷来打印的，通常只打印承运车辆的实际结算价格。第一联交承运车辆用于结算运费；第二联作为存根，附上电脑车票的副卷上交财务部门复核。财务部门审核无误后，根据车号和运输单位进行分类汇总，编制应付运费报表，形成财务往来帐上的“应付帐款－应付运费－××单位”的应付款项。手工票据包括定额车票和手写三联式运费结算单，一般由服务员收款后，直接填写三联式运费结算单。第一联作为存根，交财务部门审核应交售票款；第二联交承运车辆结算运费；第三联交站务部门统计营收，并根据车号或运输单位，按照实际结算价格编制应付运费报表。财务部门凭此报表数据，列入往来帐上的“应付帐款－应付运费－××单位”的应付款项。这种手工核算模式，关键在于财务部门的复核工作一定要落实。从服务员应交售票款的计算，到各承运车辆和营运单位的应付运费，以及支付运费时需要核对存根的工作，整个过程完全依赖于具体经办人员的业务素质和工作责任心。否则，营收管理的各个环节都可能出现漏洞，甚至造成损失而财务部门无从察觉。具体存在以下几个方面的。

1、根据电脑车票的副卷来打印的运费结算单，完全有可能发生：副卷少而开出的运费结算单多，包括人数多开、半票按全票开、短途票按终点站开等错误。因虚开、多开运费给企业造成损失。

2、手工三联式运费结算单的核算，包括两部分：一是服务员应上交的票款，二是按实际结算价开出的运费结算单金额。由于这类手工票据，使用人数众多，使用人的业务素质高低不齐，填写的文字和数字又极不规范，经常发生售票款金额计算错误和汇总错误，造成服务员少交售票款。开出的应付运费结算单，又有可能因车辆类型写错而多算结算价，承运车辆单位或车号写错，以及各单位应付运费的汇总差错，都会造成财务应付帐款的当月发生额及余额帐实不符，不能反映企业债权债务的真实情况。

3、售票员、补票服务员的售票进度情况，不能及时反映。售票款不能及时上交，不能及时准确反映售票员、服务员拖欠公款的情况。

4、在承运车辆运费结算方面，个别车主伪造、涂改运费结算单的现象经常发生。由于手工填写的三联式运费结算单，印刷质量不高，单纯靠经办人凭眼力去辨别真假，存在一定困难。所以，我们要求结算员核对存根，但是所有运费结算单都核对存根，工作量十分庞大。据我所知，我们很多单位并没有认真去做，只要负责这项工作的人员责任心不强，核对存根的工作不能完全落实，那么，用假单结算就没办法发现，造成损失不可避免。

5、由于我们核算售票收入是用客运票价，而开出的运费结算单是用实际结算价核算应付运费。按现在的手工核算模式，很难准确计算已开出的结算单实际票价总额，是否与售票收入总额相符？是否多开？也很难准确算出每月的电脑售票手续费、运费结算的票价差、劳务费收入到底有多少。企业每月的收入情况没有一个准确的数据。

当然，以上这些问题，如果我们财务部门的审核人员，责任心很强，每张运费结算单都认真地去复核，那么问题就可以避免，漏洞也会堵住。但是，一个中型的客运车站，每月开出的电脑结算单就有10000张以上，每月手工填开的运费结算单也不少于8000张。如按要求全部复核计算一遍，工作量非常大，至少需要4个人每天不停地工作6小时才能完成。由于工作量太大，并且复核的效果和成绩难以量化，所以，当前很多运输企业对这项工作都流于形式。

二、 客运营收管理电算化采取的模式和办法

公路运输企业营业收入的管理工作，要做深、做细，必须要有大量的基础数据作为支撑。但靠手工来加工、整理、传递生产经营过程中的各种信息，不仅效率低、速度慢，而且也不准确。随着计算机信息技术的日益成熟、微机的普及、操作技能的简单化，以及企业管理人员观念的转变。企业运用计算机网络，全面加强和改善管理的时机已经成熟。

2002年，我司针对在售票收入核算、应付运费管理和运费结算等环节中，存在的弊端和出现的问题。与电脑软件公司合作开发了“邵阳汽车东站营收管理信息系统”。该系统基于一台主服务器，在生产、调度、站务、票据和收款、财务审核、财务结算等各有关部门设立了10个工作站，将各子系统通过营收管理信息系统紧密地联系在一起，做到了“过程集成、功能集成、信息集成”。实现了营收管理信息系统自动计算生成的各种报表数据共享，并且与财务电算化系统，通过数据接口融为一体。为企业提高营收管理水平，加强财务资金过程监控，提供了强有力的手段。

营收管理信息系统建立在统一的计算机网络平台。主要包括票据管理、结算单管理、营收缴款管理、运费结算管理、信息查询等5个子系统，各子系统既独立又集成一体。一张运费结算单一次录入，经复核人员审核签名后，所有的应交售票款，以及应付运费的汇总、核算，全部由计算机一次自动完成。并且可以灵活地查询、统计和打印各种账表。

1、票据管理子系统是营收管理信息系统的基础。所有使用的运费结算票据，包括：电脑打印的结算单、站内服务员补票单、站外稽查人员补票单、包车票、行李票等，必须全部进入该系统管理。领用票据时，录入票据的类型、票据号码、票据使用人，以及票据使用期限。使用完毕或使用期限到期，由使用人缴回销号。为营收缴款子系统和结算单管理子系统，提供票据使用信息的基础数据。结合结算单管理子系统的票据使用数据，和营收缴款子系统的服务员交款信息，系统可随时自动计算生成营收缴款报表。报表对所有服务员使用的票据类型；票据的领取、使用和结存情况；已使用票据应交的售票款、已交售票款和欠交售票款情况，作出动态反映。实时掌握服务员及部门的营收任务完成情况，和缴款、欠款情况，为现金监控和现金管理提供强有力的技术保证。

2、结算单管理子系统是营收管理信息系统的重点，完成所有运费结算单的录入、修改、审核和汇总。电脑结算单的数据信息，采取从客运电脑售票系统中自动转入数据的办法。由财务审核人员，复核电脑结算单存根所附的车票副卷是否正确，并实行审核签名。一切手工填开的运费结算单数据，都通过本系统人工录入。为了减少人工录入数据的工作量和录入差错，保证售票款核算数据的准确性，只有在票据管理子系统已登记的结算单号码，才能进入结算单管理子系统。录入数据的操作人员，只要输入结算单号码，该结算单的使用人和结算单的类型信息，由系统自动生成，不能人为改动；操作人员录入承运车辆牌号和日期后，该车的车属单位、运行线路信息、运行站点，及当日票价，全部由电脑自动录入；操作人员进一步选择录入各站点的人数后，该车按结算协议设定的各站点结算价格，也由电脑自动录入。数据录入后，该结算单按票价计算的应交售票款，以及使用人信息，反馈到票据管理子系统，为动态生成营收缴款报表提供数据。所有手工结算单录入电脑后，同样送交财务审核人员进行复核。审核人员负责复查车号、人数、站点是否输入错误，监督票价及结算价计算是否正确。如有差错，必须进行修正并登记备案，审核无误后进行电子签名认可。只有通过电子签名认可的结算单，才是有效的结算单。系统根据审核有效的结算单，汇总计算结算单的售票价格金额；汇总计算各营运车辆和车属单位的应付运费；汇总计算按结算协议设定的应扣站务费，生成应付运费报表和应收运费报表，为财务系统的应付帐款、应收帐款等债权债务明细核算提供准确无误的基础数据；汇总计算各线路、各车辆及各车属单位的售票价格与结算价格差额，为签订相关结算协议和经营决策提供关键信息。

3、缴款管理子系统对服务员上缴售票款业务，实时打印缴款单、登记入帐并汇总计算。服务员的售票款上交数据，由电脑自动反馈到票据管理子系统，自动计算生成营收缴款报表。并且动态汇总当日财务收款员收取的票款总额。该数据每日与银行存款单的金额进行核对，能有效防止财务收款员挪用公款的情况发生。实现了现金流自始至终连贯起来的全过程管理。

4、运费结算子系统，在营收管理信息系统中，是面向承运车辆结付运费的前台窗口程序。结算员只需输入车主交来的运费结算单号码，由系统自动查找运费结算单的存根数据，结算员核对无误后，进行电子签名，表示该单已经结算。运费结算的金额以及扣除多少站务费用，已在结算单管理子系统中审核签名时确定，这里只负责汇总计算每台车或每个单位，当次或当月的可结算付款金额。由于采取了电脑核对存根、电脑自动计算结付运费的办法，从根本上杜绝了使用假结算单、涂改结算单的现象。同时，系统能按照财务部门结付运费的方式、，随时自动生成本单位车辆运费结算报表、参运车辆运费结算报表。报表数据通过财务电算系统的数据接口，自动输入到财务电算系统的凭证管理模块，直接办理支付手续，极大地减轻了人员的工作量。

5、信息查询子系统能够满足承运车辆、服务员，以及各有关管理岗位的信息查询要求。承运车辆能自主查询已交结算单的运费，和外站结算单的运费结算明细情况。服务员能随时查询本人应交、已交和欠交售票款的情况。管理岗位能查询所有运费结算单的应付款、已付款和尚未结算的明细情况。从而能将财务系统的“应付帐款－应付运费－××单位”的科目余额，落实到每张未结算的运费结算单，保证了财务系统的债权债务帐实相符。

三、 实行客运营收管理电算化取得的效果

两年来，我司通过不断改进和优化营收管理信息系统，使我司在资金的管理与监督、应收应付运费的核算速度与质量等方面，取得了显著的成效，在加强和改善营收管理中发挥了重要的作用。具体表现在以下几个方面：

1、实现了营收款管理的全过程监督。从服务员到财务收款员的每日应交、已交售票款都动态显示，有效地防止了挪用公款现象的发生，减少了资金占用，提高了企业资金管理水平。

2、保证了营收核算的准确性。采用电子计算机进行营收核算，计算精度高，只要按程序正确输入数据，很少引起错误。而在手工核算方式下，计算、分类及汇总工作，数据量较大，难免发生各种差错。同时，使用电脑自动核对运费结算单存根，并自动计算运费的方法，一切造假、涂改车号及人数的运费结算单，已变得毫无意义。从根本上杜绝了造假作弊现象的发生，确保了营收核算数据的正确性。

3、保证了营收核算的及时性。电子计算机以极高速度，处理营收核算过程中各阶段的会计数据，手工方式几个人几天的核算工作，采用电子计算机用几分钟就可以完成。因而可以确保营收核算数据的及时性。

4、减轻了站务统计人员、财务审核人员和运费结算员的工作强度，提高了核算工作效率。实现营收管理电算化之后，只要将运费结算单数据输入计算机，大量的数据计算、分类、存储、输出等工作，都由计算机自动完成。这不仅可以把广大财会人员从繁杂的数据统计中解脱出来，而且处理速度快、准确度高，从而大大提高会计工作效率，并且为管理提供全面、及时、准确的会计信息。

5、促进了工作规范化，提高了会计工作质量。由于营收管理电算化，对运费结算单的数据来源，提供了一系列规范化的要求，在很大程度上解决了手工操作中的不规范、易出错、易疏漏等，使营收管理工作更加标准化、规范化、制度化，会计工作的质量得到了进一步保证。

总之，公路汽车运输企业的营收管理电算化，不仅使财务人员从繁重的手工操作中解脱出来，更重要的是它提高了会计工作水平，充分发挥了会计工作的职能，满足了管理的需要，在企业的管理中必将发挥愈来愈大的作用。