关于电子资源的规范化采购分析

论文摘要：结合集美大学图书馆电子资源采购的具体实践，从采购准备阶段、采购进行阶段、使用跟踪评价阶段三方面论述了电子资源的规范化采购。

论文关键词：电子资源；采购；大学图书馆

随着电子出版物的迅猛发展，购买各种商业性数据库、电子期刊库已成为大学图书馆文献资源采购越来越重要的组成部分。如何选择、如何决策也成为图书馆采访人员面临的新难题，电子资源采购工作的规范化管理也显得越来越重要和迫切。电子资源采购全过程可分为三个阶段：采购准备阶段、采购进行阶段、使用跟踪评价阶段，只有规范每一阶段的工作才能真正实现电子资源采购的规范化管理。

1采购准备阶段

采购准备阶段，即对是否购买某种电子资源进行多方位的深入调研，得出可行性评估并作出正确决策。准备阶段的规范化是电子资源采购规范化的基础。

1．1成立“电子文献采购论证小组”

为了加强电子文献的采购论证、规范电子文献的采购工作，进一步提高电子文献的使用效益，集美大学图书馆成立了“电子文献采购论证小组”，分管馆领导亲任组长，组员由采访人员、参考咨询人员、技术保障人员共同组成。论证小组负责对图书馆拟引进的或试用的电子文献进行研究论证，为正式的采购决策提供依据，并参与同数据库商的协商谈判。

1．2深入调研、慎重决策，制定符合本馆实际的订购服务模式

(1)以读者的需求为导向。大学图书馆的读者需求与大学的发展方向、重点学科设置、特色专业设置、硕士点、博士点、专业课程设置密切相关，因此采访人员对此要有一个宏观上的把握。既要突出重点，在经费的配置与电子资源的类型上优先考虑代表学校教学和科研水平的重点学科、特色专业，又要兼顾校内多层次用户的需求，如是否适合本科生作为课堂参考、是否适合专家、教师的专业科研需求等。

(2)以数据库的试用效果的分析评价为依据。对于学校读者推荐购买的电子资源或是出版发行商主动上门推销的数据库，采访人员都应先联系要求试用，且试用的期限以三个月左右为宜。在试用过程中要全面了解收集读者的各种意见，有针对性地对数据库进行分析比较。主要从以下几方面进行分析评价：

·数据库质量评价。即对数据库的学术性及权威性的评价。主要从数据库规模、数据来源情况、数据库总体收录的内容及学科范围、权威出版物收录情况、是否提供全文及访问时限范围等基本信息人手。其中包括数据库是否符合本校的发展，内容是否涵盖了学校的重点学科，是否属于学校资源短缺学科，与馆内已购的同类数据库的重复程度如何等。

·数据库系统技术评价。主要包括：用户界面使用方便度、是否交互式设计、界面连接是否流畅及检索区间设计是否合理；技术要求，如服务器及相关网络设备的要求、系统软件要求、管理权限、用户统计功能；检索系统及功能，检索类别、是否提供索引功能、排序功能、相关链接功能、是否提供精确检索或范围限定，是否支持多库检索，是否支持相关度、扩展和缩小检索词，是否支持自然语言检索和智能检索；统计功能，是否支持使用率统计、数据库商是否定期提供使用统计报告及统计报告是否符合标准指标等等。

·读者的试用情况和反馈意见。数据库试用期间“论证小组”中的技术负责人员要做好点击率、下载率的统计；参考咨询人员及采访人员要提供邮箱、电话等联系方式以便及时接收到读者的使用反馈；一些专业性很强的数据库，采访人员还会专门通知学校“图书馆工作委员会”中的相关专家委员，请他们亲自试用并提出建议。

(3)坚持成本效益原则，制定科学的订购服务模式。采访人员汇总试用数据库的各种分析评价指标及读者的使用情况反馈。论证小组综合已有的信息，结合馆里电子资源建设的实际情况，决定是否购买该数据库并制定合适的订购服务模式。如一些外文数据库涵盖学校的学科范围窄但却价格昂贵，就考虑不买全文而只买文摘或是题录，当读者需要全文时通过文献传递来获得；或是考虑购买合适的并发用户数，以避免购买的并发用户数过大带来资金浪费；一些使用率较高的电子期刊，如CNKI不仅有镜像服务还提供远程登陆服务；对于电子图书，为了节省图书馆网络硬件的压力也为了避免一些无用的资源花费金钱，就考虑按学校的学科门类来挑选图书，超星图书价格较便宜且图书的普及性较强就采用按学科大类粗挑，方正电子教参专业性强且价格较高就采用结合学校的专业课程精挑；此外一些年鉴、标准按学校学科门类来挑选。

2采购进行阶段

采购进行阶段，即和数据库商进行谈判，对数据购买的订购方式、价格、服务等进行实质性洽谈，签订合同，完成电子资源的购买行为。进行阶段的规范化操作，为电子资源采购的规范化提供了法律保障。

2006年9月19日教育部高等学校图书情报工作指导委员会发布了《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》(以下简称“指南”)，对规范高校图书馆的文献采购工作具有重要指导作用。我馆的电子资源采购，就是依据这一指南进行的。

2．1外文电子资源积极参加集团采购

《指南》指出，集团采购是图书文献采购的一种新形式，是指图书馆行业的全国性、地区性组织或校际联合体就某一特定文献资源与供货商进行谈判，以取得该资源最优惠价格的采购形式。我馆所有的外文电子资源均参加CALIS的组团采购，加人集团采购不仅省去了采访人员与数据库商反复磋商价格、签订合同的时间和精力，而且以集团的力量能从数据库商处获得更优惠的价格。

2．2中文电子资源主要采用集中采购形式

《指南》根据数据库的来源情况列出了适合的几种集中式采购方式，分别是采购备案制、单一来源谈判方式、招标或竞争性谈判方式，并对每一种采购方式列出了详细的操作流程。我馆的中文电子资源采购以单一来源谈判和竞争性谈判方式为主．采购备案制为辅，具体的流程都以《指南》为指导，就不多论述了。在此主要就采访人员在谈判和签订合同时应注意的问题提出如下建议。

(1)双方的权利和义务要明确。合同中要明确卖方的义务，如数据库的安装调试或开通使用的时限、数据库的更新、维护服务及合同履行期间出现问题时的处理；买方要对自己获得的权利和应注意的问题详细了解，如提供安装数据库所需的软硬件设备、付款方式及时间等。

(2)知识产权问题不能忽视。在合同中要明确要求卖方自行解决版权方面的问题，在卖方没有特别告知的情况下买方视同卖方已获得该数据库的相关版权，一旦出现版权方面的纠纷与买方无关。因受各方面的限制，图书馆采访人员很难了解数据库相关版权的的资料，合同中明确这一点既可以约束数据库商，又对我方的采购行为起到保护的作用。

(3)售后服务是关键。售后服务问题通常会被忽略，但它确实会影响数据库产品的质量和成本，因此在签订合同时应被纳人重要部分，在合同中对数据库商在后续服务中的责任和义务要予以明确。如镜像数据库的本地系统出现故障，镜像站点无法访问，数据库商能否及时提供应急措施，能否在最短的时间内到达并给予技术扶持，产生的费用又如何分担等；对于远程访问的数据库，出现网速慢、网络不稳定等问题，数据库商能否提供专长线访问，或及时作出响应并给予解决；此外，数据库商还应在用户培训，为图书馆提供使用统计数据等方面提供良好的服务。

3使用跟踪评价阶段

使用跟踪评价阶段，即配合读者服务工作，了解电子资源使用过程中出现的各种问题，对电子资源使用效益进行分析评价，为以后的电子资源采购提供依据。采访人员都深有体会，即使与数据库商签订完采购合同后并不意味着该项目采购工作的结束，采访人员还必须参与电子资源的读者服务和使用评价工作。使用跟踪评价阶段是电子资源采购规范化的关键，因为它既是对前面两个阶段的总结、验证、评价，又为下次电子资源的采购提供依据。

3．1参与读者服务

为了让读者更好地使用电子资源，也为了让图书馆购买的电子资源真正做到物尽其用，做好读者服务工作是关键。我馆电子资源的读者服务工作是以“论证小组”中的参考咨询人员为主，其他人员积极配合。采访部门在图书馆中属于二线部门，不直接面对读者，但也应充分发挥采访人员在用户与数据库商之间的桥梁作用。(1)采访人员要通知相关技术人员安装、调试数据库以便尽快使用；通过电话、E—mail或网上公告等形式把新购买的电子资源及时推荐给读者，并将相关电子资源的简介、使用方法随之公布；电子资源使用的IP限制及账号密码、并发用户数据限制等情况也要发送给相关工作人员。(2)在电子资源的使用过程中总是会出现各种各样的问题，如经常出现的不能登陆、不能查看全文、无法正常下载等问题。这时就需要采访人员为读者提供咨询、解答并及时与数据库供应商联系，及时解决问题。(3)做好数据库使用的培训工作。 为帮助读者充分了解学校图书馆的电子馆藏，提高获得和使用电子资源的能力，每学期我馆都会举行“电子资源宣传周”活动。活动内容包括对图书馆购买的电子资源进行多方位的宣传；开展“集美大学图书馆电子资源使用情况调查”活动；举办图书馆电子资源使用的系列培训，培训的形式多样，既包括对图书馆所购电子资源的总体介绍性培训，也有为教师读者量身定制的重点中外文数据库的使用培训。

3．2数据库使用评价

在电子资源的采购和使用过程中，对其进行跟踪评价是采访人员时刻关注的问题。数据库使用评价是数据库采购前评价工作的验证、延续和深入，也是决定是否续订数据库或改变购买服务方式的重要依据。对所购买的新的电子资源，在使用一段时间后，采访人员要进一步通过统计数据、调查学生使用资源的情况、随访相关的教授专家及学生用户，了解新数据库是否符合学校的专业设置和发展方向、是否符合图书馆的馆藏要求、用户的满意度如何等，并结合数据库的价格考核数据库的成本效益。

使用评价主要考虑两个因素：(1)售后服务评价，包括数据出现问题的频率、解决办法、数据库商回复时间、更新速度、使用统计服务、用户培训工作等。(2)价格评价，包括数据库使用时间、用户访问次数、有效检索次数、阅览全文次数、下载次数、总价格、单篇文献价格等。

2采购进行阶段

采购进行阶段，即和数据库商进行谈判，对数据购买的订购方式、价格、服务等进行实质性洽谈，签订合同，完成电子资源的购买行为。进行阶段的规范化操作，为电子资源采购的规范化提供了法律保障。

2006年9月19日教育部高等学校图书情报工作指导委员会发布了《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》(以下简称“指南”)，对规范高校图书馆的文献采购工作具有重要指导作用。我馆的电子资源采购，就是依据这一指南进行的。

2．1外文电子资源积极参加集团采购

《指南》指出，集团采购是图书文献采购的一种新形式，是指图书馆行业的全国性、地区性组织或校际联合体就某一特定文献资源与供货商进行谈判，以取得该资源最优惠价格的采购形式。我馆所有的外文电子资源均参加CALIS的组团采购，加人集团采购不仅省去了采访人员与数据库商反复磋商价格、签订合同的时间和精力，而且以集团的力量能从数据库商处获得更优惠的价格。

2．2中文电子资源主要采用集中采购形式

《指南》根据数据库的来源情况列出了适合的几种集中式采购方式，分别是采购备案制、单一来源谈判方式、招标或竞争性谈判方式，并对每一种采购方式列出了详细的操作流程。我馆的中文电子资源采购以单一来源谈判和竞争性谈判方式为主．采购备案制为辅，具体的流程都以《指南》为指导，就不多论述了。在此主要就采访人员在谈判和签订合同时应注意的问题提出如下建议。

(1)双方的权利和义务要明确。合同中要明确卖方的义务，如数据库的安装调试或开通使用的时限、数据库的更新、维护服务及合同履行期间出现问题时的处理；买方要对自己获得的权利和应注意的问题详细了解，如提供安装数据库所需的软硬件设备、付款方式及时间等。

(2)知识产权问题不能忽视。在合同中要明确要求卖方自行解决版权方面的问题，在卖方没有特别告知的情况下买方视同卖方已获得该数据库的相关版权，一旦出现版权方面的纠纷与买方无关。因受各方面的限制，图书馆采访人员很难了解数据库相关版权的的资料，合同中明确这一点既可以约束数据库商，又对我方的采购行为起到保护的作用。

(3)售后服务是关键。售后服务问题通常会被忽略，但它确实会影响数据库产品的质量和成本，因此在签订合同时应被纳人重要部分，在合同中对数据库商在后续服务中的责任和义务要予以明确。如镜像数据库的本地系统出现故障，镜像站点无法访问，数据库商能否及时提供应急措施，能否在最短的时间内到达并给予技术扶持，产生的费用又如何分担等；对于远程访问的数据库，出现网速慢、网络不稳定等问题，数据库商能否提供专长线访问，或及时作出响应并给予解决；此外，数据库商还应在用户培训，为图书馆提供使用统计数据等方面提供良好的服务。

3使用跟踪评价阶段

使用跟踪评价阶段，即配合读者服务工作，了解电子资源使用过程中出现的各种问题，对电子资源使用效益进行分析评价，为以后的电子资源采购提供依据。采访人员都深有体会，即使与数据库商签订完采购合同后并不意味着该项目采购工作的结束，采访人员还必须参与电子资源的读者服务和使用评价工作。使用跟踪评价阶段是电子资源采购规范化的关键，因为它既是对前面两个阶段的总结、验证、评价，又为下次电子资源的采购提供依据。

3．1参与读者服务

为了让读者更好地使用电子资源，也为了让图书馆购买的电子资源真正做到物尽其用，做好读者服务工作是关键。我馆电子资源的读者服务工作是以“论证小组”中的参考咨询人员为主，其他人员积极配合。采访部门在图书馆中属于二线部门，不直接面对读者，但也应充分发挥采访人员在用户与数据库商之间的桥梁作用。(1)采访人员要通知相关技术人员安装、调试数据库以便尽快使用；通过电话、E—mail或网上公告等形式把新购买的电子资源及时推荐给读者，并将相关电子资源的简介、使用方法随之公布；电子资源使用的IP限制及账号密码、并发用户数据限制等情况也要发送给相关工作人员。(2)在电子资源的使用过程中总是会出现各种各样的问题，如经常出现的不能登陆、不能查看全文、无法正常下载等问题。这时就需要采访人员为读者提供咨询、解答并及时与数据库供应商联系，及时解决问题。(3)做好数据库使用的培训工作。

为帮助读者充分了解学校图书馆的电子馆藏，提高获得和使用电子资源的能力，每学期我馆都会举行“电子资源宣传周”活动。活动内容包括对图书馆购买的电子资源进行多方位的宣传；开展“集美大学图书馆电子资源使用情况调查”活动；举办图书馆电子资源使用的系列培训，培训的形式多样，既包括对图书馆所购电子资源的总体介绍性培训，也有为教师读者量身定制的重点中外文数据库的使用培训。

3．2数据库使用评价

在电子资源的采购和使用过程中，对其进行跟踪评价是采访人员时刻关注的问题。数据库使用评价是数据库采购前评价工作的验证、延续和深入，也是决定是否续订数据库或改变购买服务方式的重要依据。对所购买的新的电子资源，在使用一段时间后，采访人员要进一步通过统计数据、调查学生使用资源的情况、随访相关的教授专家及学生用户，了解新数据库是否符合学校的专业设置和发展方向、是否符合图书馆的馆藏要求、用户的满意度如何等，并结合数据库的价格考核数据库的成本效益。

使用评价主要考虑两个因素：(1)售后服务评价，包括数据出现问题的频率、解决办法、数据库商回复时间、更新速度、使用统计服务、用户培训工作等。(2)价格评价，包括数据库使用时间、用户访问次数、有效检索次数、阅览全文次数、下载次数、总价格、单篇文献价格等。