试论公安院校档案管理工作人员所应具备的素质和能力

论文摘要公安院校档案管理工作对从业者素质的要求是多方面、多层次的。档案管理工作涉及内容宽泛，要适应工作要求，除了具备正确的思想意识和强烈的事业心外，还要用多方面的知识武装头脑，使自己成为综合素质较高的管理者，更好地为档案事业做出应有的贡献。

论文关键词公安院校档案管理政治素质知识能力素质信息化素质

一、公安院校档案管理工作的内容

（一）文史档案资料 一个优秀的院校蕴藏着丰富的历史文化和特有的人文气息，这些文化和历史对于院校的发展和创新具有重要的意义。大部分院校都有相关的文献资料详细记载着该院校的文化传统，并保存完好，公安院校也不例外。公安院校为更好地培养公安专业人才，从一开始就致力于公安事业的更好发展。国内每一所公安院校都有其悠久的历史和丰富的文化底蕴，与其相关的档案文献也是丰富全面的。公安院校的文史档案记载了本校的创建和发展历程，有着重要的传承作用。文史档案一般包括学校日常管理当中的行政、党群文件；各项教学工作、科研立项；财务、外事活动；学校各个时期的历史记录、创建过程以及对发展的记载等。公安院校的文件史料档案有着重要作用，是每一所公安院校最基本最根本的档案材料。 （二）学生档案 公安院校与普通公安系统不同，其根本目的和任务还是以培养和教育学生为主，虽然公安专业的特殊性和学生今后工作的较为固定性使得公安院校与普通大学有根本的区别，但是在档案比例中，依然与普通高校相同，档案比重最大的部分还是学生档案。公安院校的学生档案记载了每一名学警在校期间的入学成绩、入学登记表、学年学习成绩和各项评比成绩、是否为班干部身份、奖惩记录以及暑寒假期间在当地派出所的实习情况和具体表现等等。每一名学生的档案会随着学生本人的毕业分配带到其工作所在的公安系统，所以这份档案就成为工作单位的同事和领导了解我们学生的第一张“名片”，也是工作单位在前两年选拔人才的重要依据，是其人生中的重要履历记录。可以说，学生档案对于学生个人是十分重要的，其价值和重要性不容忽视，所以档案管理工作者在对学生档案的管理工作中应该特别认真负责。 （三）实物类档案 学校在发展过程中会产生大量有关学校实际情况的标志性、代表性的记录以及外警培训、校庆的纪念品等。比如奖状奖杯、印章、锦旗等不同形式的物品。实物类档案对于学校的发展和学生个人的荣誉记录有着重要的作用，这类档案以更加形象立体地方式呈现了学校的发展，以生动的方式记录了学生的荣誉和发展。这些物品的归类和整理也是档案管理工作者工作的范畴，对于这些实物档案，要认真仔细经过分类，归入实物档案内。

二、公安院校档案管理工作人员的政治素质要求

（一）档案管理人员应具有较高的政治素质 政治素质是指政治态度、政治品质和思想作风。公安院校档案管理工作人员管理的档案中有公安院校日常工作的各类红头文件、与公安系统机密相关的案例案情分析、教学内容以及本院校和其他公安系统单位的交流情况、与其他国家警察的培训计划和内容等等。其中有许多是具有公安工作的机密性和保密性的不可外传的内容，如果传入非法分子手中会导致严重的后果。因此，较高的政治素质是每一名公安院校档案管理人员首先也是必须具备的。每一名公安院校档案管理人员都要热爱祖国，忠于共产党和伟大的公安事业，能够经得住利益的诱惑，能够担当得起法律的责任，能够承受得了非法分子的胁迫。保持积极勇敢的上进心和坚定不移的衷心，把档案管理工作做到细处，做到实处。档案管理工作人员应该紧跟先进文化和社会主义主流文化，培养正确的人生观价值观，以自己的实际行动去维护好档案管理工作，确保各类档案的安全。

（三）档案管理工作者应该具备严谨细致的工作作风 档案管理工作是一项复杂繁琐的工作，尽管工作内容枯燥无味，在别人眼里是简单的流程性操作，但是这项工作系于政治性、科学性为一体，同时还有较强的服务性。这就需要每一名工作者保持严谨的工作作风。严谨的工作作风是必不可少的，也是做好这份工作的基本条件之一。在工作过程中要细致，细心，要一丝不苟，亲力亲为，不能繁衍了事，工作就是工作，不要轻视工作的重要性，做到不出差错，不办错事。这项工作要求我们在区分全宗、分类立卷、确定保管期限、汇编、注释档案内容等各个工作环节准确无误。在这些管理环节里，如果有一点纰漏都会给其它环节带来很大的不便，一旦因为管理人员的不经心造成档案的丢失、损毁，更是会给个人或者单位带来不可估量的损失。可见，严谨细致的工作作风是每一位档案管理工作者所应必须具备的。每一个小的工作环节做到一丝不苟，整个工作质量就不会出问题，工作质量保证了，单位利益就不会受到损失。

三、公安院校档案管理人员的知识能力素质

（一）首先要精于档案管理的专业知识 一个合格的档案管理人员不仅仅要钻研透自己本专业的知识，还要在工作实践中掌握各种管理技能，学习相关的理论知识，提高自己的工作的能力。档案管理工作涉及的专业知识较广，管理人员应广泛学习相关知识，在重点学习《档案学概论》、《档案管理学》、《科技档案管理学》、《档案分类学》、《档案目录学》等理论知识的基础上，应注意加强实际工作经验的积累，熟练地掌握各项工作技能。这些内容都是相互联系相互贯通的的，是构成档案管理体系的重要理论知识。 （二）其次管理人员要具备广博的知识储备 档案管理需要进行分类处理，而分类处理是以档案的内容进行区分的，档案内容来自各方面，如果没有广博的知识，对于分类和管理就无从谈起了。档案管理工作者需要对各类档案涉及的主要方面至少有个大概了解，这样才能快速实现对档案分类的处理。此外，作为一名管理人员，在各门学科相互渗透的今天，相关的文字编辑也是少不了的工作内容，因此，管理人员还要具备一定的语言基础和写作能力，才能更好地胜任档案管理工作。 （三）要有良好的沟通能力 高校档案管理的服务对象涉及领导、老师、学生，在实际工作中会经常与他人沟通交流以及询问档案工作的相关问题。档案管理部门是一个集很多内容为一体的部门，同时也是一个严密性较强的部门。公安院校的档案涉及很多重要资料文献和红头文件，另外还有许多公安教师和领导的个人资料和工作经历，这就要求档案管理人员在具有擅于沟通和处理事物的能力同时，做好对档案的保密工作。既要管理好档案，确保档案的保密性，又要和查、借阅档案的人员沟通好，以便做到各取所需。

四、公安院校档案管理人员的信息化素质

随着社会逐渐步入信息化时代，传统的档案管理方式已经逐渐的跟不上社会发展的需要，在管理模式和管理人员的要求上已经提出了更高的要求，原有的档案管理受到了现代化信息管理模式的冲击和挑战。因此一个档案管理人员的工作能力和素质也面临着新的要求和变革，需要对自己的能力的培养有一个全新的面貌。 （一）要求档案管理人员具备相当的计算机、外语水平 档案管理人员在现代化的信息档案管理工作中，能熟练运用计算机的理论和网络管理的基本知识，这一要求明确档案管理人员必须具备计算机、英语、和网络知识等基础综合素质。只有掌握了这些基本的知识，才能更快、更好地为开发现代化的档案管理奠定基础。在利用网络资源和查阅外文资料的时候也可以利用到这些知识，还有进行整理档案的时候，也需要有外语知识作为基础。 （二）培养档案管理人员的创新能力 社会需要不断的进步就，同时也需要不断地改革和创新。当今的时代是信息高速发展的时代，知识的更新换代一日千里。因此，公安院校档案管理人员需要树立起全新的学习观念，从各方面提升和培养自己的能力，不断地学习新技术，掌握更多的专业知识，利用现代化的技术手段对档案进行有效的管理，把传统的档案管理与现代化管理理论相结合，更好地做好服务工作。