浅议知识经济时代呼唤秘书更新知识结构

论文关键词：秘书工作 知识结构 自我调节

论文摘要：伴随知识经济时代的到来，国内外企业对秘书的要求越来越高。本文论述了秘书如何更新知识结构，全面提升自身的职业能力，来满足当代经济发展的职业需要。

秘书的正式定义为“专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员”。秘书在日常工作中经常要与单位各个部门和人员打交道，对单位的日常工作和整体状况要有比较全面的了解。另外秘书职业也是一个单位的窗口，和其他公司的主管部门、大客户都有联系，在工作中频繁与外界接触。尤其随着现代社会的不断发展，在新的知识经济时代到来之际，秘书职业更能锻炼人，培养人。秘书工作再也不是传统观念中简单的电话接线员、接待员，以及收收发发、抄抄写写的文员，工作涵盖面更广，要求更高更严，掌握简单的秘书知识已难以满足工作的需要。21世纪是知识经济的时代，新的时代要求秘书工作制度化、专业化、现代化，担任秘书的人员应不断充实自己，提高自己，应该时刻保持拾遗补缺、不断更新、不断优化自己的知识结构。

一、应具备一定的信息素养

信息素养(Information Literacy)的本质是全球信息化需要人们具备的一种基本能力，即能够判断什么时候需要信息，如何去获取信息，如何去评价和有效利用所需的信息。在现代社会，秘书人员具备较高的信息素养十分重要。秘书应该能够熟练地使用各种信息工具，充分利用网络、媒体接收来自不同渠道的文件资料，根据自己的工作内容有效地收集各种公共决策信息，并对收集的信息进行归纳、分类、鉴别、遴选、分析综合、抽象概括和表达，在多渠道多方位收集信息的交互作用的基础上，迸发创造思维的火花，产生新信息的生长点，从而掌握并创造新信息，达到收集信息的终极目的。只有这样，才能够做好领导的参谋，及时为领导提供各种有用有效的信息资料，帮助领导不断充实完善工作信息和对决策进行辅助取舍，起到一定的补充提醒作用。

二、应具备较强的办公自动化能力

办公自动化（Office Automation）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。它是集人、机器（设备）、信息资源三者为一体，构成了服务于各种目标的人机信息处理系统。办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。秘书作为办公室的重要角色，办公自动化能力是最重要的，尤其是知识经济时代，有人提出已经进入了无纸化办公，因此熟悉电脑操作和办公自动化设备是秘书最基本的素质之一。秘书办公自动化能力包括熟练使用计算机处理各种文字数据等材料，如Word文本的编辑和使用，Excel表格软件的高级应用，PPT的制作和使用。当然仅仅使用计算机、传真机、复印机等设备还不够，还需要掌握一些多媒体的使用技能，以及网络信息传输、网络安全、网络银行、网络会议等多种应用技能。这样的秘书才能跟上时代的节拍，才能为科学管理和决策服务，达到提高行政效率的目的。

三、具备良好的现代公关工作能力

秘书工作作为单位的一个对外窗口，在对外交流过程中，要求具有良好的公关意识，更加出色地完成秘书工作的各项任务。因此现代秘书要时刻保持塑造组织形象的意识，保障各种信息畅通的意识，树立服务公众的意识，显示真诚互惠的合作意识。秘书具有公关知识十分重要，这包括要掌握公共关系基本理论知识，公共关系实务知识，相关学科的知识。公共关系是一门新兴的学科，有较强的综合性和多学科交叉性，同传播学、市场学、心理学、社会学、广告学、信息学等相关学科有着密切的联系。因此秘书人员应根据工作需要，对这些学科进行广泛涉猎。只有掌握了丰富的相关学科知识，才能站在一个综合、系统的高度，以更加开阔的视野去分析、策划和开展公共关系工作。

在具体工作中还要时刻注意树立单位良好形象的意识，因为秘书经常出现在重大的、关键的场合，客观上承担了公共关系的职责。还要具有广结良缘的意识，知识经济时代的企业，必须与股东、员工、社区、竞争者、消费者、原料供应商、经销商、代销商、甚至是金融机构、新闻媒体等多种人群、多个部门打交道。一个广结良缘的单位和个人，能够代表或者协助领导部门真诚地和他们友好相处，与各类单位建立并保持良好关系，为单位结交到越来越多的朋友，在工作中才能得到内外公众的合作。这些能力虽然从书本上难以系统全面地学到，但是秘书应该在实践中慢慢积累，提高自己的公关能力。 四、企业管理及法律法规知识

企业作为市场竞争的主体，受到外部市场压力以及内在市场动力的影响，面临诸多的风险和变数，为了避免更大的风险，就应该未雨绸缪，防范化解。作为企业的重要员工，秘书更应该掌握一定的法律知识，如果没有较高法律政策方面的知识修养，往往给工作带来不利，甚至还会造成严重后果。因此，企业秘书作为企业的枢纽级人员，法律知识是必备的基础知识，他们必须做到知法、懂法、守法、护法，才能成为企业名副其实的“参谋助手”。当然，法律政策体系规模庞大，秘书人员可结合工作需要，先掌握一般的法学和政策理论基础，然后有针对性地学习有关的法律政策知识。首先要熟悉、了解与本企业有关的法律、法规，确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内；其次要熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足，以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道，搞活经营活动；再次，还要密切注意本企业的权益是否受到非法侵害，运用法律武器保护企业。另外，涉外法律知识在现代企业进行对外经济贸易活动中也越来越重要，签订涉外经济合同更应具有严格的法律规定。现代企业秘书必须熟练掌握涉外法律知识，既要了解我国的法律，也要掌握国际上相关国家的有关法律规定。与此同时，还要掌握国际上随时变化着的情况，如中国加入WTO后，秘书还要掌握WTO法等一些法律知识。

五、掌握与工作相关的其他知识

现在秘书工作内容越来越丰富，而且因单位性质不同，除一些基础工作外，秘书工作也不尽相同。这就要求不同单位的秘书人员，从自身工作实际出发，有针对性地选择学习一些与自己工作息息相关的知识，更新自己的知识结构。就事业单位而言，首先要掌握一定的保密知识。现在随着网络的发展，给大家工作带来方便快捷的同时，也带来了一定的泄密隐患，所以学习一定的网络保密知识，提高自己的保密意识，在工作中严格遵守各项保密规定，在保护国家秘密的同时，也保护好自己。另外，掌握一定的涉外知识，随着中国加入世贸组织，国际沟通的日益频繁，也为单位走出去提供了更多更好的机会和渠道，秘书人员懂得一些涉外知识也是适应这一潮流的需要。

总之，现代企业秘书应不断地自我调节知识结构，加深加固基础和专业知识，把握好秘书所应具备的知识结构，并用发展的观点丰富自己的知识，提高自己的能力，挖掘自己的潜力，真正成为像心理学家一样善于观察和理解他人，像政治家一样有灵敏的头脑，熟悉了解各项工作，解决各类棘手问题，不断提高自己工作能力，把秘书工作做好、做精、做细。

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[4]王宏．高级文秘岗位职业技能培训教程[M]．广州：广东经济出版社，2007年10月